3. Werken met formulieren

Een invulformulier dient om gegevens in te vullen. Access slaat de ingave automatisch op in de onderliggende tabel(len).
Een formulier moet gebruiksvriendelijk zijn: overzichtelijk, met een uniforme opmaak en indeling voor alle formulieren.

Access kent drie weergaven voor formulieren:

3.1. Een formulier maken

Op het lint Maken in de sectie Formulieren vind je de nodige opties om een formulier te creëren:

3.1.1. Formulier

Selecteer een tabel of query in het navigatiepaneel en klik op de knop Formulier op lint Maken en je krijgt een standaard formulier met alle velden van één record.

Je zal het wel moeten aanpassen om het gebruiksvriendelijker te maken:

  • Wilde je eigenlijk een formulier in tabelvorm? Sluit deze poging zonder opslaan en gebruik de Wizard Formulier.
  • Is de sleutel een autonummeringveld? Wis het. Dit getal komt immers automatisch, de gebruiker mag het zelfs niet aanpassen.
  • Wil je de velden verschillende veldlengtes geven? Activeer de ontwerpweergave (knopje onderaan of eerste knop lint), kies lint Schikken en klik op Indeling Verwijderen.
  • Maak je een formulier voor een webdatabase? Werk in indelingsweergave.
  • Heb je veel verschoven, vergroot, verkleind? Gebruik de opties in het rechterdeel van lint Schikken, Formaat en Volgorde – of via rechtsklikken.

3.1.2. Wizard Formulier

Optie Formulier levert een erg 'basic' formulier. Via de wizard kan je snel en eenvoudig een ietwat fraaier exemplaar produceren.

  1. Klik in het navigatiepaneel op de basistabel of query en kies Wizard Formulier op het lint Maken.
  2. Breng de gewenste velden uit de tabellen of query's (keuzelijst bovenaan) naar rechts via de knopjes in het midden.
    • Neem geen autonummeringvelden op in het formulier, die mag de gebruiker toch niet aanpassen. Volgende.
  3. Kies de globale indeling van het formulier:
    • in kolomvorm: toont de velden van één record onder elkaar
    • in tabelvorm: bovenaan komen de veldnamen als kolomkoppen, eronder per rij alle velden van één record.
    • als gegevensblad: idem tabelvorm, maar met minder opmaakmogelijkheden.
    • uitgevuld: toont de velden van één record deels naast elkaar, deels onder elkaar.
    Volgende.
  4. Typ een titel die in het koptekstgebied van het formulier te voorschijn komt en Voltooien.

Het resultaat verschijnt in formulierweergave. Via de kleine knopjes onderaan rechts of via de eerste knop op het lint kan je de indelings- en ontwerpweergave activeren om het formulier te personaliseren.

3.1.3. Leeg Formulier

Heb je meer nodig dan een standaardformulier? Kies de knop Leeg Formulier op het lint Maken en je krijgt een leeg formulier in indelingsweergave ter beschikking.

Rechts op het scherm zie je de veldenlijst, waaruit je velden op het formulier kan slepen.
Sleep je inderdaad een veld op het formulier, dan krijg je nog een 'bliksem' met extra opties.

Volgens Access is de indelingsweergave de handigste manier om een formulier samen te stellen.
Trouwens, zolang je enkel de opties gebruikt die op het lint beschikbaar zijn in indelingsweergave kan je zonder problemen het formulier exporteren naar een webdatabase.

Klik je op knop Titel tamelijk rechts op lint Hulpmiddelen voor Formulieren – Ontwerp, dan verschijnt een bewerkbaar titellabel in de koptekstsectie van het formulier.

3.1.4. Formulierontwerp

Komen er onafhankelijke (= niet tabelgebonden) besturingselementen met programmacode op je formulier?
Kies de knop Formulierontwerp op het lint Maken en je kan beginnen met een leeg formulier in ontwerpweergave.

  • Gebruik de knop Bestaande Velden Toevoegen op het lint Hulpmiddelen voor Formulieren – Ontwerp om de veldenlijst zichtbaar te maken, zodat je velden voor afhankelijke besturingselementen op het formulier kan slepen.
  • Gebruik de opties Gestapeld of Tabelvorm op het lint Hulpmiddelen voor Formulieren – Schikken om de basisindeling te bepalen: één record per scherm (gestapeld) of één record per rij (tabelvorm).
  • Gegevensvelden staan altijd in de detailsectie, titels in de koptekst en knoppen komen normaal in de voettekst.
    • Gebruik de grijze knopjes op de verticale liniaal links van het werkgebied om de hoogte van een sectie aan te passen.
  • Klik op de knop Eigenschappenvenster op lint Hulpmiddelen voor Formulieren – Ontwerp om gedetailleerde opties voor de selectie in te stellen.
  • Geef alle formulieren een uniform uitzicht door ze hetzelfde thema toe te kennen, via de gelijknamige knop op lint Hulpmiddelen voor Formulieren – Ontwerp.

3.1.5. Meer Formulieren

Hier vind je extra mogelijkheden om een formulier te maken:

  • Meerdere items: maakt een formulier in tabelvorm, geopend in indelingsweergave.
    • Had je een tabel of query in het navigatiepaneel geselecteerd, dan zijn de gegevens daarvan nu automatisch ingevuld.
  • Gegevensblad: formulier-alternatief voor rechtstreeks ingeven in een tabel in gegevensweergave.
  • Gesplitst formulier: bovenaan krijg je de tabel in gegevensweergave zodat je kan opzoeken, onderaan komt een ingaveformulier.
  • Modaal dialoogvenster: leeg formulier in ontwerpweergave, met knoppen 'OK' en 'Annuleer', dat je zelf met besturingselementen en acties kan aanvullen.

3.1.6. Navigatie

Een navigatieformulier kan je vergelijken met een frameset in een website: een formulier waarop je verscheidene tabbladen kan plakken, elk met hun inhoud.
De tabs met de menu-opties komen bovenaan of links of beide, afhankelijk van de basisindeling die je bij MakenNavigatie kiest.

Bovendien is zo'n navigatieformulier handig als alternatieve menustructuur: je kan er knoppen opzetten die dan toegang geven tot een ander tabblad of formulier bv.
Het is in feite de vervanging van het schakelbord uit vroegere versies van Access.

Of wil je liever beginnen met een formuliersjabloon? Je vindt er verscheidene via de eerste knop op lint Maken, bij Toepassingsonderdelen.


3.2. De besturingselementen

Elk object op het ontwerpscherm is een besturingselement en dat kan afhankelijk of onafhankelijk zijn.

Klik op een element om het te selecteren, waardoor de handgrepen verschijnen. Versleep een zijhandgreep om het formaat van het element aan te passen.
Klik op de rand en sleep om het element te verplaatsen. Gebruik de grotere handgreep linksboven om een tekstvak en bijhorend label onafhankelijk van elkaar te verplaatsen.

De elementen op lint lint Hulpmiddelen voor Formulieren – Ontwerp zijn: element

3.2.1. De eigenschappen van een besturingselement

Staat een besturingselement eenmaal op het ontwerpscherm, dan kan je een hele waaier aan eigenschappen aanpassen via het Eigenschappenvenster.
Om dat op te roepen, gebruik je de gelijknamige knop op lint Hulpmiddelen voor Formulieren – Ontwerp of je rechtsklikt op een object en je kiest Eigenschappen.

Je kan alle eigenschappen van een geselecteerd object (formulierelement of sectie) tegelijk bekijken op tabblad Alle, maar meestal is het handiger per soort:

  • Opmaak: alle mogelijke opmaak voor een object, van zichtbaarheid over kleuren en stijlen tot groeperen met anderen;
  • Gegevens: uit welke bron komen de getoonde data, zijn ze aanpasbaar of niet, staat er een validatie of filter op, ...?
  • Gebeurtenis: programmeer zelf een actie die moet uitgevoerd worden als er iets met het object 'gebeurt'.
    • Sinds Access 2010 kan je op drie manieren de gebeurtenis toevoegen (klik op de drie puntjes rechts van de gebeurtenis):
      • In een gegevensmacro programmeer je een opeenvolging van acties die als macro bij het object in het formulier opgeslagen wordt, niet als VBA-code in een moduleblad.
      • Een expressie gebruik je om een berekening, voorwaarde of filter op de selectie te leggen.
      • Programmacode typ je in een module in de VBA-editor – en zo'n procedure kan je eventueel voor meer objecten hergebruiken.
  • Overige: extra eigenschappen, afhankelijk van het geselecteerde object. Geef elk object best een duidelijke Naam.

Bovendien staan in ontwerpweergave alle knoppen op de hulplinten Schikken en Opmaak ter beschikking om de besturingselementen te schikken en verder op te maken.

Bij een label (bijschrift) bevat tabblad Opmaak van het Eigenschappenvenster de volgende eigenschappen:

  • Bijschrift: de naam van het besturingselement
  • Zichtbaar: wordt het element standaard wel of niet getoond?
  • Breedte en Hoogte: afmetingen van het element
  • Boven: verticale positie, afstand vanaf de bovenrand van de formuliersectie
  • Links: horizontale positie, afstand vanaf de linkerrand van het formulier
  • Achtergrondstijl: doorzichtige (Transparant) achtergrond of met een eigen kleur (Normaal).
  • Achtergrondkleur: klik in dit vak en dan op de drie puntjes om een kleur voor de achtergrond te kiezen
  • Randstijl: geen omtreklijn (Transparant), een volle lijn (Gesloten) of met strepen of stippen
  • Randbreedte: een dunne lijn (Haarlijn) of dikker, van 1 tot 6 punt
  • Randkleur: klik in dit vak en dan op de drie puntjes om een kleur voor de rand te kiezen
  • Speciaal effect: verhoogd, verlaagd, omkaderd, met schaduw of reliëf
  • Lettertype: bepaal het lettertype voor de tekst in het label
  • Tekengrootte: bepaal de tekengrootte in punten voor de tekst in het label
  • Tekstuitlijning: standaard (Algemeen), links, rechts, centreren of uitvullen (Verdelen)
  • Tekengewicht: van extra lichte tot extra vette tekst
  • Onderstreept: de tekst in het label wordt wel of niet onderstreept
  • Cursief: de tekst in het label staat wel of niet cursief
  • Voorgrondkleur: klik in dit vak en dan op de drie puntjes om een kleur voor de inhoud te kiezen
  • Regelafstand: afstand tussen de tekstregels, als er meer dan één regel in het label staat
  • Rasterlijnstijl boven/onder/links/rechts: voor elke rand afzonderlijk kan je de soort lijn instellen
  • Rasterlijnbreedte boven/onder/links/rechts: kies de breedte voor elke rand afzonderlijk
  • Bovenmarge, Ondermarge, Linkermarge en Rechtermarge: ruimte tussen de inhoud en de rand
  • Boven-/Onder-/Linker-/Rechteropvulling: ruimte tussen de rand van het element en de inhoud
  • Horizontaal en Verticaal fixeerpunt: standaard bepaal je de locatie van een element aan de hand van de positie van de linker bovenhoek
  • Wanneer Weergeven: altijd, alleen op afdruk of alleen op scherm
  • Leesrichting: sommige talen worden van rechts naar links gelezen in plaats van links naar rechts, zoals onze Westerse talen

3.2.2. Berekende besturingselementen

Je kan een berekening op een formulier zetten en meestal doe je dat in een niet-afhankelijk tekstvak.
Werkwijze:

  1. Open het formulier in ontwerpweergave, bv. via rechtsklikken op het formulier in het navigatiepaneel.
  2. Klik op Tekstvak bij de besturingselementen op lint Hulpmiddelen voor Formulieren – Ontwerp.
  3. Klik en sleep op het formulier om het vak te tekenen. Geef het een naam in het Eigenschappenvenster, tab Overige.
  4. Een korte formule typ je gewoon in het tekstvak, beginnend met =
    • Voor het serieuze werk klik je in het Eigenschappenvenster, tab Gegevens bij Besturingselementbron en daar op de drie puntjes. Dan kom je in het venster Opbouwfunctie voor Expressies.

De opmaakeigenschappen van een tekstvak zijn zowat dezelfde als die van een label (zie 3.2.1.), maar op tab Gegevens van het eigenschappenvenster vind je hier:

  • Besturingselementbron: het tabel- of queryveld waarmee het element verbonden is
  • Tekstopmaak: als je opgemaakte tekst in het veld plakt, kan die met of zonder opmaak getoond worden
  • Invoermasker: vormvereiste van de invoer; deze mag afwijken van de instelling in de tabel
  • Standaardwaarde: waarde die automatisch in het veld verschijnt bij een nieuw record
  • Validatieregel: controlevoorwaarde voor de formulierinvoer
  • Validatietekst: tekst die verschijnt bij ingave die niet overeenkomt met de controlevoorwaarde
  • Opzoeken Met Filter: als je een formulierfilter instelt, worden de gegevens in dit element gewoon opgenomen (Standaarddatabase), nooit getoond (Nooit) of altijd getoond (Altijd).
  • Ingeschakeld: bepaalt of het element geactiveerd, geselecteerd kan worden
  • Vergrendeld: bepaalt of het element in het formulier gewijzigd kan worden.

3.2.3. Een schakelknop voor een boolean veld

Standaard krijg je voor een Ja/Nee-keuze een selectievakje op een formulier, waar de gebruiker wel of niet een vinkje in kan zetten.

Wil je wat variatie, gebruik dan eens een schakelknop:

  1. Open het formulier in ontwerpweergave, bv. via rechtsklikken op het formulier in het navigatiepaneel.
  2. Klik op Wisselknop bij de besturingselementen op lint Hulpmiddelen voor Formulieren – Ontwerp.
  3. Klik en sleep op het formulier om het knopje te tekenen. Geef het een naam in het Eigenschappenvenster, tab Overige.
  4. Open de keuzelijst bij Besturingselementbron in het Eigenschappenvenster, tab Gegevens of klik er op de drie puntjes om een expressie samen te stellen.
  5. Klik in de knop om het opschrift te typen of vul het in bij Bijschrift in het Eigenschappenvenster, tab Opmaak.
    • In plaats van tekst kan je er ook een icoontje op zetten: klik in het Eigenschappenvenster, tab Opmaak bij Afbeelding en daar op de drie puntjes en maak een keuze uit de bitmaps.

Een ingedrukte knop betekent Ja, niet ingedrukt is Nee.

3.2.4. Een groepsvak met keuzerondjes

Stel dat je één waarde moet kiezen uit 3 of 4 (of meer); dat kan je opvangen met een keuzelijst of met keuzerondjes.

Werkwijze om een groepsvak met keuzerondjes te maken:

  1. Open het formulier in ontwerpweergave, bv. via rechtsklikken op het formulier in het navigatiepaneel.
  2. Klik op Groepsvak bij de besturingselementen op lint Hulpmiddelen voor Formulieren – Ontwerp.
  3. Klik en sleep om het vak te tekenen. Zodra je de muisknop loslaat, start de Wizard Groepsvak.
  4. Typ de labelnamen, de vemeldingen die langs het rondje komen te staan. Volgende.
  5. Kies eventueel de standaardoptie. Volgende.
  6. Bevestig de standaardwaarden of typ andere in. Deze waarden komen in de tabel. Volgende.
  7. Als de waarde in een tabel moet komen, kies je nu het veld.
    • Heb je de waarde enkel nodig om verderop in het formulier een beslissing te nemen, dan kies je nu Opslaan voor Later Gebruik.
  8. Bepaal of je keuzerondjes, selectievakken of wisselknoppen wil en kies de opmaak voor het kader. Volgende.
  9. Typ nog een opschrift voor het kader en Voltooien.

Binnen één groepsvak kan maar één keuzemogelijkheid geselecteerd worden.

3.2.5. Keuzelijsten

Een keuzelijst met invoervak beslaat één regel op het formulier en bezit een keuzepijltje, een keuzelijst zonder invoervak is een rechthoek en laat geen nieuwe waarden toe.
Beide maak je op gelijkaardige wijze:

  1. Open het formulier in ontwerpweergave, bv. via rechtsklikken op het formulier in het navigatiepaneel.
  2. Klik op Keuzelijst (Met Invoervak) bij de besturingselementen op lint Hulpmiddelen voor Formulieren – Ontwerp
  3. Klik in het formulier en de Wizard Keuzelijst start.
  4. Bepaal of de waarden uit een tabel of query komen, of dat je ze zal intypen of dat je op basis van de keuze een record wil opzoeken.
  5. Behalve als je de tweede optie koos, moet je nu de tabel of query opgeven.
  6. Kies uit hoeveel kolommen de lijst bestaat en pas eventueel de kolombreedte aan.
    • Als de waarden niet uit een tabel of query komen, moet je ze nu typen.
  7. Bepaal het veld waaraan de keuze gekoppeld wordt, typ eventueel een label en klik Voltooien.

Bekijk nog even de eigenschappen op tab Gegevens:

  • Besturingselementbron: het tabelveld waarmee het element verbonden is
  • Rijbron: afhankelijk van het type: bij Tabel/Query klik je op de 3 puntjes om de keuzequery te maken, bij Lijst Met Waarden typ je hier de waarden in met puntkomma tussen
  • Type Rijbron: de waarden voor de lijst komen uit een tabel of query (Tabel/Query), je typt ze zelf in (Lijst Met Waarden) of de lijst bevat de veldnamen (Lijst Met Velden)
  • Afhankelijke Kolom: nummer van de kolom die de te bewaren sleutelwaarde bevat.
    • Je kan bv. de sleutel opnemen in de eerste kolom, de breedte van die kolom instellen op 0 en nummer 1 opgeven bij Afhankelijke Kolom.
  • Alleen Lijst: de gebruiker kan zelf geen (standaard) of wel keuzemogelijkheden toevoegen
  • Bewerken Toestaan: de inhoud van de lijst mag aangepast worden of niet
  • Bewerkingsformulier Lijstitems: je kan zelf een formuliertje voorzien om de lijstwaarden te bewerken
  • Waardenlijst Overnemen: bij rijbron Tabel/Query worden standaard de waarden uit het onderliggende veld overgenomen
  • Alleen Rijbronwaarden Weergeven: bij een Lijst Met Waarden worden toegevoegde of aangepaste waarden standaard getoond
  • Invoermasker: beperk de mogelijke invoer met een vormvereiste
  • Standaardwaarde: bepaal een standaardwaarde voor de lijst, die getoond wordt bij nieuwe records
  • Validatieregel: beperk de mogelijke invoer met een controlevoorwaarde
  • Validatietekst: tekst die verschijnt bij ingave van een waarde die niet overeenkomt met de controlevoorwaarde
  • Ingeschakeld: je kan een element in de lijst selecteren
  • Vergrendeld: je kan de gekozen waarde aanpassen of niet
  • Auto-Uitbreiden: als je de eerste letter van een optie typt, zal Access het woord vervolledigen

Ook leuk: heb je een tekstvak met een beperkt aantal waarden die steeds terugkeren? Maak er een keuzelijst van.

  1. Open het formulier in ontwerpweergave. Rechtsklik op het tekstvak en kies Wijzigen In – Keuzelijst Met Invoervak.
  2. Activeer het eigenschappenvenster, tab Gegevens, klik in vak Besturingselementbron en dan op de drie puntjes.
  3. Het queryvenster verschijnt. Voeg de juiste tabel toe en sleep het tekstveld met de keuzewaarden naar rij Veld.
  4. Laat oplopend sorteren. Zet bij de query-eigenschappen Unieke Waarden op Ja, zodat er geen dubbels getoond worden.

3.2.6. Opdrachtknoppen

Opdrachtknoppen zet je meestal in de kop- of voettekst van het formulier, zodat ze niet bij elk record vernieuwd worden.

  1. Open het formulier in ontwerpweergave, bv. via rechtsklikken op het formulier in het navigatiepaneel. Schuif de ruimte voor de voet-/koptekst open.
  2. Klik op Knop bij de besturingselementen op lint Hulpmiddelen voor Formulieren – Ontwerp.
  3. Teken de knop in het voet- of koptekstgebied. Activeer het eigenschappenvenster, tab Gebeurtenis.
  4. Klik in het vakje Bij Klikken en dan op de drie puntjes en kies Opbouwfunctie voor Macro's.
  5. Kies de juiste actie in de keuzelijst, bv. Naar Record Gaan, en vul de nodige objecten aan.
  6. De knop opmaken gebeurt via het eigenschappenvenster, tab Opmaak, waarbij Bijschrift = tekst op de knop.
  7. Schakel over naar de gegevensweergave om de knop uit te testen.

3.2.7. Tabbladen gebruiken

Staat je formulier overvol? Dan verdeel je de inhoud beter over enkele tabbladen.

  1. Open het formulier in ontwerpweergave, bv. via rechtsklikken op het formulier in het navigatiepaneel.
  2. Klik op Tabbesturingselement bij de besturingselementen op lint Hulpmiddelen voor Formulieren – Ontwerp
  3. Klik en sleep in het formulier om het element te tekenen. Activeer lint Hulpmiddelen voor Formulieren – Schikken en zet het tabelement Naar Achtergrond.
  4. Verdeel de velden over de tabbladen met slepen of kopiëren/plakken. Zorg dat er niets meer op het 'gewone' formulier staat.
  5. Rechtsklik op een elementtab en kies
    • Pagina Invoegen om een tab toe te voegen;
    • Pagina Verwijderen om het huidige tabblad te wissen;
    • Paginavolgorde om de volgorde van de tabbladen te bepalen.
  6. Gebruik het eigenschappenvenster, tab Opmaak om de bladtabs verder aan je wensen aan te passen.

3.3. De formuliereigenschappen

Open je een formulier in ontwerpweergave, dan zie je linksboven waar de linialen samenkomen een grijs vierkantje.
Rechtsklik erop en kies Eigenschappen om opties voor het hele formulier in te stellen.

3.3.1. Tab Opmaak

  • Bijschrift: verschijnt op de titelbalk
  • Standaardweergave: in welke weergave wordt het formulier normaal geopend?
  • Formulierweergave Toestaan: de gebruiker kan het formulier wel/niet in formulierweergave openen
  • Gegevensweergave Toestaan: de gebruiker kan het formulier wel/niet in gegevensweergave openen
  • Layoutweergave Toestaan: de gebruiker kan het formulier wel/niet in opmaakweergave openen
  • Afbeeldingstype: ingesloten (opgeslagen in de database), gekoppeld (enkel link in db) of gedeeld (in gedeelde map)
  • Afbeelding: klik op de drie puntjes om een afbeelding van schijf in te voegen als formulierachtergrond
  • Afbeeldingen Naast Elkaar: de achtergrondfiguur wordt herhaald tot het kader opgevuld is
  • Afbeeldingsuitlijning: positie van de afbeelding binnen het objectkader
  • Afbeeldingsformaatmodus: toont de figuur op ware grootte (bijsnijden), zo groot mogelijk binnen het kader (in- en uitzoomen) of kadervullend (uitrekken).
  • Breedte: breedte van het formulier in cm
  • Autocentreren: formulier verschijnt wel/niet automatisch in het midden van het scherm
  • Autowijzigen Formaat: wel/niet automatisch de formuliergrootte aanpassen zodat het hele record zichtbaar is
  • Aanpassen Aan Scherm: formulierbreedte wordt wel/niet aangepast aan de schermbreedte
  • Randstijl: standaard aanpasbaar, zodat de rand knoppen kan bevatten en dat de gebruiker de formuliergrootte via de rand kan aanpassen
  • Recordkiezers: de grijze knop om het hele record tegelijk te selecteren is wel/niet zichtbaar
  • Navigatieknoppen: kleine navigatiebalkje met recordkiezers is onderaan wel/niet zichtbaar
  • Navigatiebijschrift: je kan een bijschrift voor de navigatieknoppen typen
  • Recordbegrenzingslijnen: er staat wel/niet een doorlopende lijn tussen records
  • Schuifbalken: horizontale of verticale of beide of geen schuifbalken zijn zichtbaar
  • Systeemmenu: links boven op de titelbalk van het formulier staat wel/niet een icoon voor het systeemmenu
  • Knop Sluiten: de rode sluitknop staat wel/niet rechts boven op de titelbalk van het formulier
  • Min.- en Max.-Knop: de knoppen voor minimaliseren en maximaliseren staat wel/niet naast de sluitknop
  • Verplaatsbaar: het formuliervenster mag wel/niet verschoven worden op het scherm
  • Formaat Gesplitst Formulier: wordt standaard automatisch aangepast aan het hoofdformulier
  • Afdrukstand Gesplitst Formulier: gegevensblad of invulformulier bovenaan
  • Splitsbalk Gesplitst Formulier: die balk wordt wel/niet getoond
  • Gegevensblad Gesplitst Formulier: is het alleen-lezen of zijn bewerkingen toegestaan?
  • Afdrukken Gesplitst Formulier: druk alleen het formulier of alleen het gegevensblad af
  • Positie Splitsbalk Opslaan: de positie van de splitsbalk wordt wel/niet onthouden
  • Uitgevouwen Subgegevensblad: wordt het formulier geopend met uitgevouwen subformulier?
  • Hoogte Subgegevensblad: maximale hoogte van het eventuele subgegevensblad of subformulier
  • Xraster en Yraster: eenheidsmaat voor het uitlijningsraster in ontwerpweergave
  • Afdruklay-out: afdrukken met schermlettertypen (Nee) of printerlettertypen (Ja)?
  • Afdrukstand: uitlijning van label en bijhorend veld ten opzichte van elkaar, standaard links-naar-rechts
  • Paletbron: standaard het kleurenpalet van Access, je kan een alternatief kiezen.

3.3.2. Tab Gegevens

  • Recordbron: tabel of query waarop het formulier gebaseerd is (kiezen via pijltje, maken via drie puntjes)
  • Type Recordset: volledig bewerkbare dynaset, inconsistente dynaset waarin geen onafhankelijke elementen aangepast kunnen worden of een momentopname waarin je geen tabelafhankelijke elementen kan aanpassen.
  • Standaardwaarden Ophalen: in een nieuwe rij worden de ingestelde standaardwaarden wel/niet automatisch ingevuld
  • Filter: filterexpressie
  • Filteren Bij Laden: wel/niet filter toepassen bij openen
  • Sorteren Op: sorteerexpressie
  • Sorteren Bij Laden: wel/niet sorteren bij openen
  • Wachten Op Naverwerking: wel/niet eerst de gegevensmacro's uitvoeren, dan pas dit formulier aanpassen
  • Gegevensinvoer: kies je JA, dan worden de bestaande records niet meer getoond en dient het formulier enkel om nieuwe records in te geven.
  • Toevoegingen Toestaan: de gebruiker mag records toevoegen
  • Verwijderingen Toestaan: de gebruiker mag records wissen
  • Filter Toestaan: is het gebruik van recordfilters toegelaten?
  • Bewerken Toestaan: de gebruiker mag bestaande records wijzigen en nieuwe toevoegen
  • Recordvergrendeling: bepaalt hoe de records in de onderliggende tabel(len) worden vergrendeld

3.3.3. Tab Gebeurtenis

Hier kan je bij elke formuliergebeurtenis een actie laten uitvoeren. Sinds Access 2010 kan je op drie manieren de gebeurtenis toevoegen (klik op de drie puntjes rechts van de gebeurtenis):

  • In een gegevensmacro programmeer je een opeenvolging van acties die als macro bij het object in het formulier opgeslagen wordt, niet als VBA-code in een moduleblad.
  • Een expressie gebruik je om een berekening, voorwaarde of filter op de selectie te leggen.
  • Programmacode typ je in een module in de VBA-editor – en zo'n procedure kan je eventueel voor meer objecten hergebruiken.

Hieronder de formuliergebeurtenissen, zo mogelijk in volgorde van optreden. Courant gebruikte gebeurtenissen zijn vetgedrukt.

Bij het openen van een formulier:

  • Bij openen (open): vooraleer de recordset geladen is
  • Bij laden (load): recordset ligt vast, besturingselementen worden geïnstantieerd
  • Bij wijzigen formaat (resize): tijdens het openen óf als het formaat achteraf gewijzigd wordt
  • Bij activeren (activate): het formulier krijgt de focus, wordt het actieve venster
  • Bij focus (gotFocus): treedt enkel op als het formulier geen ingeschakelde besturingselementen bevat; is dat wel het geval, dan krijgt het eerste besturingselement in de tabvolgorde de focus
  • Bij aanwijzen (current): gebeurt telkens een ander record het actieve wordt

Tijdens het werken:

  • Bij muis verplaatsen (mouseMove): de muiscursor beweegt ergens binnen de randen van het formulier
  • Bij muiswiel (mouseWheel): de gebruiker scrollt via het muiswieltje
  • Bij muis omlaag (mouseDown): de gebruiker drukt een muisknop in boven een leeg gebied op het formulier of op de recordkiezer
  • Bij muis omhoog (mouseUp): de gebruiker laat een muisknop los
  • Bij klikken (click): de gebruiker klikt in het formulier zelf, niet op een besturingselement
  • Bij dubbelklikken (dblClick): de gebruiker dubbelklikt in het formulier, niet op een besturingselement
  • Bij toets omlaag (keyDown): het formulier of een besturingselement heeft de focus en de gebruiker drukt op een toets
  • Bij toets indrukken (keyPress): het toetsenbord geeft het teken van de ingedrukte toets door
  • Voor invoegen (beforeInsert): de gebruiker typt het eerste teken in een nieuw record
  • Bij gewijzigd (dirty): de gebruiker heeft de inhoud van een besturingselement gewijzigd
  • Bij toets omhoog (keyUp): de gebruiker laat een ingedrukte toets los
  • Bij ongedaan maken (undo): de gebruiker maakt een wijziging ongedaan
  • Voor bijwerken (beforeUpdate): de gebruiker heeft gegevens gewijzigd, maar de wijzigingen werden nog niet opgeslagen
  • Na bijwerken (afterUpdate): de gebruiker heeft gegevens gewijzigd en drukt Tab of Enter of slaat het record op
  • Na invoegen (afterInsert): het nieuwe of gewijzigde record is opgeslagen
  • Bij verwijderen (delete): de gebruiker drukt op toets Delete of een knop 'Verwijderen'
  • Bevestigen voor verwijderen (beforeDelConfirm): vindt plaats nadat de gebruiker een record verwijderde maar vóór het dialoogvenstertje 'Record Verwijderen?" verschijnt
  • Bevestigen na verwijderen (afterDelConfirm): vindt plaats nadat de gebruiker in het dialoogvenstertje 'Record Verwijderen?' op een knop klikte
  • Bij filter: de gebruiker opent een filtervenster
  • Bij filter toepassen (applyFilter): de gebruiker heeft net het filtervenster gesloten, maar het formulier wordt nog niet terug getoond
  • Bij timer: treedt op telkens een timerinterval (zie volgende eigenschap) verstreken is
  • Timerinterval: in milliseconden (standaard 0)
  • Bij fout (error): er treedt een runtime-fout op terwijl het formulier de focus heeft
  • Toetsvoorbeeld: standaard Nee; toetsgebeurtenissen worden door het besturingselement opgevangen, niet het formulier zelf

Het formulier bevat een draaitabel of draaigrafiek:

  • Bij selectiewijziging (selectionChange): de gebruiker maakt een nieuwe selectie in een draaitabel of draaigrafiek
  • Voor plaatsing (beforeRender): vindt plaats alvorens een 'chartObject' in de draaigrafiekweergave wordt geplaatst
  • Na plaatsing (afterRender): vindt plaats nadat een chartObject in de draaigrafiekweergave werd geplaatst
  • Na laatste plaatsing (afterFinalRender): vindt plaats nadat alle elementen in de opgegeven draaigrafiekweergave zijn geplaatst
  • Na lay-out (afterLayout): vindt plaats nadat de lay-out van alle grafieken in de opgegeven draaigrafiekweergave is bepaald, maar voordat de grafieken worden geplaatst
  • Bij wijziging draaitabel (pivotTableChange): vindt plaats als het opgegeven veld, de veldset of het totaal in de draaitabelweergave wordt toegevoegd of verwijderd
  • Bij weergavewijziging (viewChange): vindt plaats als de opgegeven draaigrafiekweergave of draaitabelweergave wordt vernieuwd
  • Bij verbinden (onConnect): de opgegeven draaitabelweergave wordt verbonden met de gegevensbron
  • Voor query (beforeQuery): vindt plaats als de opgegeven draaitabelweergave een query uitvoert op de gegevensbron
  • Bij query: er moet een query op de draaitabelweergave worden uitgevoerd
  • Bij gegevenswijziging (dataChange): een eigenschap of gegeven in de draaitabelweergave werd gewijzigd
  • Bij wijziging gegevensverzameling (dataSetChange): de gegevensbron van een draaitabel of -grafiek werd gewijzigd
  • Bij verbreken verbinding (onDisconnect): de verbinding tussen de opgegeven draaitabelweergave en een gegevensbron wordt verbroken
  • Voor scherminfo (beforeScreenTip): vindt plaats voordat scherminfo wordt weergegeven voor een element in een draaigrafiekweergave of draaitabelweergave

Bij het sluiten van het formulier:

  • Bij uit geheugen (unload): de gebruiker (of een macro) sluit het formulier
  • Bij focus verloren (lostFocus): treedt enkel op als het formulier geen ingeschakelde besturingselementen bevat; is dat wel het geval, dan verliest het laatste besturingselement in de tabvolgorde de focus
  • Bij uitschakelen (deactivate): het formulier verliest de focus
  • Bij sluiten (close): het formulier verdwijnt van het scherm

En nog wat speciale gevallen:

  • Bij inschakelen opdracht (commandEnabled): vindt plaats als het opgegeven onderdeel van Microsoft Office Web Components vaststelt dat de opgegeven opdracht ingeschakeld is
  • Bij markeren opdracht (commandChecked): vindt plaats als het opgegeven onderdeel van Microsoft Office Web Components vaststelt dat de opgegeven opdracht gemarkeerd is
  • Bij opdracht voor uitvoeren (commandBeforeExecute): treedt op vooraleer de opdracht bij parameter 'Command' wordt uitgevoerd
  • Bij uitvoeren opdracht (commandExecute): de opdracht bij parameter 'Command' werd uitgevoerd

3.3.4. Tab Overige

  • Pop-up: standaard Nee; bij Ja blijft het formulier steeds op de voorgrond staan
  • Modaal: standaard Nee; bij Ja blijft het formulier de focus behouden tot het gesloten wordt
  • Werking tabtoets: als de gebruiker in het laatste besturingselement op Tab drukt
    • springt de cursor naar het eerste besturingselement in een nieuw record (Alle Records, standaard)
    • springt de cursor naar het eerste besturingselement in het actieve record (Huidige Record)
    • springt de cursor naar het eerste besturingselement op de huidige pagina (Huidige Pagina)
  • Naam lint: bij het laden van het formulier wordt het aangepaste lint met de opgegeven naam getoond
  • Werkbalk: toont een aangepaste werkbalk voor het formulier; als de database gemaakt werd in Access 2003 of ouder, verschijnt die werkbalk in lint Invoegtoepassingen
  • Snelmenu: als je rechtsklikt wordt wel (standaard) of niet een snelmenu getoond
  • Menubalk: toont een aangepaste menubalk voor het formulier; als de database gemaakt werd in Access 2003 of ouder, verschijnt dat menu in lint Invoegtoepassingen
  • Snelmenubalk: toont de opgegeven aangepaste snelmenubalk bij rechtsklikken
  • Help-bestand: laadt een aangepast help-bestand (*.hlp)
  • Help-context-ID: elk hulponderwerp krijgt een nummer; bij Shift-F1 verschijnt het hulponderwerp met de opgegeven ID
  • Bevat module: standaard Ja, een formulier heeft een bijhorend moduleblad. Bij Nee kan het formulier sneller laden.
  • Standaard papierformaat gebruiken: bij afdrukken wordt het papierformaat uit de afdrukinstellingen (Nee) of dat van de printer zelf (Ja) gebruikt
  • Snel afdrukken laser: bij Ja worden strepen en randen als teksttekens in plaats van grafische elementen afgedrukt op bepaalde laserprinters
  • Extra info (Form.Tag): een tekenreeks die je eventueel in een toepassing kan gebruiken

3.4. Subformulieren

Als je gegevens uit verscheidene tabellen wil samenbrengen op één formulier, dan kan je ze verdelen over een hoofd- en subformulier in hetzelfde venster.
Je moet er wel voor zorgen dat de tabellen correct gerelateerd zijn.

De makkelijkste werkwijze is:

  1. Kies op lint MakenWizard formulier.
  2. Voeg de velden uit beide tabellen toe (enkel de sleutelvelden die de relatie vormen, andere niet) en klik Volgende.
  3. Bekijk de verdeling. Je kan behalve een formulier met subformulier in één venster ook kiezen voor gekoppelde formulieren, waarbij je met een knop overschakelt tussen beide.
  4. Kies de indeling, in tabelvorm of (standaard) als gegevensblad. Volgende, voorzie de nodige opschriften en Voltooien.

3.5. Afbeeldingen

Zodra je een afbeelding gebruikt in een formulier of rapport, wordt ze gekoppeld aan de database en opgenomen in de galerie. Vervolgens kan je ze ook in andere objecten invoegen.
Werk je ergens de afbeelding bij, dan wordt ze overal bijgewerkt. Dit is erg handig voor bv. bedrijfslogo's of uniforme achtergronden.

3.5.1. Een afbeelding invoegen

Dikwijls wil je bv. een bedrijfslogo toevoegen aan een formulier of rapport.
Werkwijze:

  1. Open het formulier of rapport in ontwerpweergave.
  2. Klik op de knop Afbeelding Invoegen op hulplint Ontwerp.
  3. Klik op een afbeelding in de galerie om ze in te voegen of zoek ze op schijf via knop Bladeren. Kies in het tweede geval als type Alle Bestanden.
  4. Bepaal bij de eigenschappen de Formaatmodus:
    • Uitsnede: toont het deel van de afbeelding dat binnen het kader past;
    • Kader Vullen: rekt de afbeelding uit tot ze het hele kader vult;
    • Kader Niet Vullen: verkleint of vergroot de afbeelding met de originele verhoudingen tot ze volledig binnen het kader past.

Nadat een afbeelding ergens op een formulier of rapport ingevoegd werd, zit ze in de galerie van de database.

3.5.2. Een achtergrond toevoegen

Standaard krijgt de detailsectie van een tabelformulier een gestreepte achtergrond, wit en grijs. Dat zie je bij de eigenschappen, tab Opmaak: Achtergrondkleur en Alternatieve Achtergrondkleur.

Je kan er ook voor kiezen om die kleur(en) te vervangen door een afbeelding:

  1. Open het formulier in ontwerpweergave. Activeer het eigenschappenvenster, tab Opmaak.
  2. Klik in vak Afbeelding. Kies via het pijltje een afbeelding uit de galerie of klik op de drie puntjes om een afbeelding van schijf in te voegen.
  3. Stel de andere opties in het eigenschappenvenster in:
    • Afbeeldingstype: ingesloten, waarbij de figuur opgeslagen wordt in het formulier, gekoppeld of gedeeld waarbij enkel een verwijzing in het formulier bewaard wordt.
    • Afbeeldingen Naast Elkaar: om een kleine afbeelding als "tegel"-achtergrond te gebruiken.
    • Afbeeldingsuitlijning: als je geen tegels gebruikt, kan je de afbeelding een bepaalde positie in het venster geven.
    • Afbeeldingsformaatmodus: uitsnede, het kader vullen (dwz. uitrekken) of het kader niet vullen (= afmetingen behouden).

3.6. Records invullen

Is het formulier klaar? Dan kan je het opslaan, overschakelen naar de formulierweergave en records gaan invullen.