4. Een rapport opstellen

Je gebruikt rapporten om de gegevens samen te vatten en af te drukken op het scherm (afdrukvoorbeeld) of op papier.

4.1. Secties en weergaven

Een rapport kan zeven secties, onderdelen, bevatten:


Anderzijds kan je een rapport op vier manieren bekijken:

In ontwerpweergave zijn er ook vier hulplinten voor rapporten: Ontwerp, Schikken, Opmaak en Pagina-Instelling.

4.2. Een rapport opstellen

Kijk je op lint Maken in de sectie rapporten, dan zie je vijf opties om aan een rapport te beginnen.

4.2.1. Rapport

Gehaast? Selecteer de tabel of query in het navigatiepaneel en klik op de knop Rapport op lint Maken en je krijgt een kant en klaar rapport in indelingsweergave.

Wil je de indeling aanpassen? Klik eerst op Indeling Verwijderen op hulplint Schikken.

Opmaak niet ideaal? Gebruik de opties van hulplint Opmaak of tabblad Opmaak in het Eigenschappenvenster.

4.2.2. Wizard Rapport

Gebruik de wizard om een gepersonaliseerd rapport te maken zonder al te veel moeite.

  1. Selecteer in het navigatiepaneel de tabel of query en klik op de knop Wizard Rapport op lint Maken.
  2. Breng de velden die je in het rapport wil opnemen naar de rechterkolom. Volgende.
  3. Bepaal of je de gegevens in groepen wil verzamelen (bv: per gemeente, per categorie).
    • Via Opties voor Groeperen kan je eventueel een interval instellen. Volgende.
  4. Selecteer eventueel een sorteervolgorde. Volgende.
  5. Kies de indeling van het rapport:
    • in kolomvorm: per record alle veldnamen onder elkaar en gegevens erlangs, een horizontale lijn en dan het volgende record;
    • in tabelvorm: één record = één rij, met de veldnamen als kolomtitels;
    • uitgevuld: per record met de velden deels langs elkaar, deels onder elkaar;
    • staand (portrait) of liggend (landscape) blad;
    • veldbreedte wel of niet aanpassen zodat alles op een pagina past.
    Volgende.
  6. Geef het rapport nog een titel en open het rapport als afdrukvoorbeeld of in ontwerpweergave.

Uiteraard kan dit rapport verder aangepast worden:

  • Heb je het rapport ondertussen gesloten? Rechtsklik erop in het navigatiepaneel en kies Ontwerpweergave.
  • Bepaal de algemene opmaak van je rapport via knop Thema's op hulplint Ontwerp.
  • Bepaal de gedetailleerde opmaak via de opties op hulplint Opmaak of tabblad Opmaak in het Eigenschappenvenster.
  • Om alles terug uit te lijnen activeer je hulplint Schikken.
  • De pagina-instellingen bepaal je via hulplint Pagina-Instelling of via lint Afdrukvoorbeeld in weergave Afdrukvoorbeeld.

4.2.3. Leeg Rapport

Heb je een andere indeling nodig dan die van een standaardrapport? Kies op lint MakenLeeg Rapport en je krijgt een werkscherm in indelingsweergave.

  • Klik rechts op het scherm op Alle Tabellen Weergeven en sleep de gewenste velden naar het gebied binnen de stippellijn.
  • Foute indeling? Activeer hulplint Schikken en klik op Gestapeld (velden van één record onder elkaar) of Tabelvorm (één rij = één record).
  • Sortering nodig? Activeer hulplint Ontwerp en klik op Groeperen en sorteren. Dan kan je in het venstertje onderaan de sorteervolgorde instellen.
  • Titeltje? Klik op knop Titel tamelijk rechts op hulplint Ontwerp.
  • Andere opmaak? De globale opmaak stel je in via knop Thema's op hulplint Ontwerp en verder heb je de opties op hulplint Opmaak of tabblad Opmaak in het Eigenschappenvenster.
  • De pagina-instellingen bepaal je via hulplint Pagina-Instelling of via lint Afdrukvoorbeeld in weergave Afdrukvoorbeeld.

4.2.4. Rapportontwerp

Wil je een heel gespecialiseerd rapport opstellen, misschien met extra elementen die niet afhankelijk zijn van de tabel(len)? Kies op lint MakenRapportontwerp en je krijgt een werkscherm in ontwerpweergave.

  • Begin met de algemene pagina-indeling via hulplint Pagina-Instelling.
  • Nu zie je duidelijk de standaard rapportsecties. Voor een rapportkop-/voettekst klik je op knop Titel tamelijk rechts op hulplint Ontwerp.
    • Een groepkop-/voettekst verschijnt als je een groep toevoegt in venstertje Groeperen en sorteren via de gelijknamige knop op hulplint Ontwerp.
  • Gegevens haal je uit de Lijst met Velden via knop Bestaande Velden Toevoegen op hulplint Ontwerp.
    • Gegevens komen in de detailsectie, kolomtitels in de paginakoptekst of groepskoptekst.
  • Sortering nodig? Activeer hulplint Ontwerp en klik op Groeperen en sorteren. Dan kan je in het venstertje onderaan de sorteervolgorde instellen, evenals een groepering trouwens.
  • Opmaak kan via hulplint Opmaak of nog beter: rechtsklik op het element en kies Eigenschappen. Dan heb je de meest uitgebreide opmaakmogelijkheden in het Eigenschappenvenster.
  • Rechtsklik in het grijze vierkantje op de kruising van de linialen en kies Eigenschappen om de opties voor het rapport in z'n geheel in te stellen.

4.2.5. Etiketten

Je start de etiketwizard via knop Etiketten op lint Maken:

  1. Klik in het navigatiepaneel op de tabel of query, activeer lint Maken en klik op Etiketten in de sectie Rapporten.
  2. Kies onderaan rechts de leverancier van de etiketten (bv. Zweckform) en kies dan bovenaan de juiste code. Controleer de maateenheid en het etikettype.
    • Staat je etiketcode niet in de lijst? Maak dan zelf een etiketdefinitie via knop Aanpassen.
  3. Bepaal de tekstopmaak en tekstkleur.
  4. Gebruik het pijlknopje om de gewenste velden naar rechts te brengen, typ zelf de nodige Enters en spaties en dergelijke.
  5. Bepaal eventueel een sorteervolgorde.
  6. Geef het rapport een naam en klik Voltooien om het te openen in de gekozen weergave (afdrukvoorbeeld of ontwerpweergave).

4.3. De opmaak

Je kan een rapport bewerken in indelingsweergave, maar de bespreking hieronder geldt allereerst voor de ontwerpweergave.

Om te beginnen moet je het juiste element kiezen:

Vervolgens kan je het rapport en/of element opmaken

Bovendien kan je voorwaardelijke opmaak toepassen: gegevens die aan de voorwaarde voldoen krijgen een aparte, meestal opvallende, opmaak.

  1. Open het rapport in indelingsweergave.
  2. Klik in het veld waarvan de gegevens een voorwaardelijke opmaak moeten krijgen – of selecteer meer velden samen met Ctrl ingehouden.
  3. Activeer hulplint Opmaak en klik op Voorwaardelijke Opmaak.
  4. Klik op Nieuwe Regel, stel de voorwaarde op, kies de opmaak en klik OK.

Bij labels vind je op tabblad Opmaak van het eigenschappenvenster volgende opties:

Tekstvakken (met tabelgegevens of een expressie in) kennen grotendeels dezelfde opmaakopties, maar ook enkele extra:

4.4. Sorteren en groeperen

Een rapport wordt overzichtelijker als je de gegevens sorteert en in groepen samenvat – en per groep kan je totaalwaarden berekenen.
Gebruik je de Wizard Rapport om het rapport te maken, dan krijg je deze opties voorgeschoteld.
Achteraf open je het rapport in ontwerpweergave en dan kan je deze opties nog instellen of aanpassen.

Als je op één veld wil sorteren, groeperen of een totaal berekenen rechtsklik je erop en kies je de gewenste optie in het snelmenu:

Als je een rapport opent in indelings- of ontwerpweergave, zie je op hulplint Ontwerp de knop Groeperen en sorteren.
Die opent of verbergt het gelijknamige venstertje onderaan op het scherm.
Hier kan je op meer velden samen sorteren, groeperen of een berekening uitvoeren.
De opties staan allemaal in de lichtgrijze balk – wel even op Meer klikken:


4.5. Expressies en berekeningen

Expressies staan meestal in een niet-afhankelijk tekstvak en dikwijls in een kop- of voettekstgebied.
Open het rapport in ontwerpweergave, verwijder eventueel de Indeling via hulplint Schikken en je kan het rapport aanpassen:


4.6. Subrapporten

Net zoals je subformulieren nest in formulieren, kan je subrapporten toevoegen aan een hoofdrapport.

  1. Maak apart het hoofdrapport en het subrapport en sla beide op. Denk eraan om de sleutelvelden van de relatie tussen beide op te nemen.
  2. Open het hoofdrapport in ontwerpweergave en maak ruimte vrij in de detailsectie.
  3. Klik op de knop Subrapport op de tweede rij bij de Besturingselementen en teken het in de vrije ruimte van de detailsectie.
  4. Kies het juiste rapport, Volgende. Bevestig de voorgestelde relatie of bepaal er zelf eentje door hoofd- en zoeksleutel aan te duiden.
  5. Pas eventueel de naam aan en Voltooien.

4.7. Grafieken

Om een grafiek aan een rapport toe te voegen, moet je eerst zorgen dat je de juiste gegevens hebt. Verzamel ze bv. in een query.
Daarna kan je een grafiek invoegen:

  1. Open het rapport in ontwerpweergave en zorg dat de detailsectie groot genoeg is om er een grafiek in te tekenen.
  2. Klik op hulplint Ontwerp bij de besturingselementen op Grafiek.
  3. Teken de ruimte voor de grafiek in de detailsectie. Zodra je stopt met slepen start de Wizard Grafieken.
  4. Kies de tabel of query waaruit de gegevens komen. Volgende.
  5. Breng de velden die je in de grafiek wil tonen naar de rechterkolom. Volgende.
  6. Kies het grafiektype en klik daarna Volgende:
    • Kolomdiagram (rij 1): vergelijking van meer gegevensreeksen
    • Staafdiagram (rij 2): afzonderlijke waarden op een gemeenschappelijk criterium vergelijken
    • Vlakdiagram (rij 3 vb 1 en 2): afzonderlijke waarden en totalen samen van één gegevensreeks uitzetten in de tijd
    • Lijndiagram (rij 3 vb 3 en 4): evolutie van enkele gegevens, één gegeven per lijn
    • Spreidingsdiagram (rij 3 vb 5): snijpunten tussen X-waarde en Y-waarde
    • Cirkeldiagram (rij 4 vb 1 en 2): percentage van totaal voor één gegevensreeks
    • Ballondiagram (rij 4 vb 3 en 4): snijpunten tussen X-waarde en Y-waarde, met spreiding = grootte ballon
    • Ringdiagram (rij 4 vb 5): concentrische rangschikking van enkele gegevensreeksen
  7. Sleep de velden rechts naar het schema links. Klik op de knop linksboven om een voorbeeld van de grafiek te bekijken. Volgende.
  8. Geef de grafiek een naam en tegelijk een titel, bepaal of de legenda getoond wordt en klik Voltooien.
  9. Bekijk de grafiek in het afdrukvoorbeeld, want in ontwerpweergave verschijnt enkel een algemeen voorbeeld.

Krijg je geen mooi resultaat? Exporteer de tabel of query met gegevens naar Excel (lint Externe gegevens) en maak daar een grafiek.

4.8. Afdrukken op papier

Vooraleer je het rapport afdrukt, bekijk je best de pagina-instellingen.
Zijn de marges in orde? Op een A4-pagina (29,7 x 21 cm) met 2 cm marge aan de vier kanten bv. heb je een nuttige breedte van 17 cm en hoogte van 25,7 cm.

Uiteindelijk wil je een rapport meestal afdrukken op papier. Enkele manieren om de nodige instellingen aan te passen:

Open het rapport als Afdrukvoorbeeld en bestudeer de opties op het hulplint:

Vervolgens kies je bij tab Bestand – Afdrukken.

Soms kunnen er problemen optreden bij het afdrukken: