6. Importeren en exporteren

Staat de tekst die je nodig hebt bv. in Word? Begin een nieuwe presentatie en kies bij Nieuwe Dia – Dia's uit Overzicht het Worddocument.
Hieronder verscheidene andere mogelijkheden om gegevens uit te wisselen met andere programma's.

6.1. Multimedia importeren

Als je de voorstelling met een sterke multimediacomputer kan geven, is het leuk om foto's, film en geluid aan de presentatie toe te voegen.
Bovendien kan je de stem opnemen van de presentator en de gesproken tekst afspelen bij een automatische diavoorstelling.

6.1.1. Afbeeldingen

Een afbeelding is een grafisch bestand met extensie bmp, tiff, wmf, gif, jpg, png, enz.

Je kan afbeeldingen met kopiëren uit een grafisch programma en plakken in PowerPoint op een dia brengen, maar meestal zal je een grafisch bestand invoegen.

Om een grafisch object in te voegen op een nieuwe dia kies je op lint Start bij Nieuwe Dia: Titel met Object en klik je midden op de dia

  • op het eerste pictogram van de tweede rij voor een afbeelding die opgeslagen is op je lokale computer. Je zoekt het bestand op schijf en dubbelklikt erop – of klik erop en kies Invoegen. Aan Invoegen zie je trouwens een pijltje; je kan een bestand ook koppelen.
    Betekenis: als je een bestand invoegt, wordt het volledig opgenomen in de presentatie, maar als je een bestand koppelt, wordt enkel een verwijzing naar de locatie op schijf mee opgeslagen.
  • op het tweede pictogram van de tweede rij om een afbeelding te zoeken op Office.com, SkyDrive of een andere website. Dubbelklik op een illustratie om ze in te voegen op de dia.

Om een grafisch object in te voegen op een bestaande dia activeer je lint Invoegen en klik je resp. op de knop Afbeelding of OnlineAfbeelding, waarna je verder tewerk gaat op dezelfde manier als bij een nieuwe dia.

Hoe je een illustratie of afbeelding ook in de presentatie brengt, zolang ze geselecteerd is kan je lint Hulpmiddelen voor Afbeeldingen gebruiken:

  • Een (tamelijk) effen achtergrond kan automatisch verwijderd worden;
  • Correcties: het contrast verscherpen of verzachten, de helderheid verhogen of verlagen
  • Kleur: verzadiging of grijstonen, kleurnuances, andere tinten
  • Artistieke effecten: leg een vervormend of vervagend filter op de afbeelding
  • Comprimeren: sla een ingevoegde afbeelding kleiner op, zodat de hele presentatie minder plaats inneemt op schijf
  • Afbeelding wijzigen: vervang de huidige afbeelding door een andere
  • Beginwaarden: maak alle aanpassingen aan de afbeelding ongedaan
  • Afbeeldingstijlen: geef de afbeelding een kader en/of een aangepaste vorm
  • Rand: pas de kleur, dikte en lijnstijl van de omtrek aan
  • Effecten: geef de afbeelding een schaduw, weerspiegeling, schuine rand, ...
  • Indeling: zet de afbeelding in een SmartArt-diagram
  • Naar voren: Breng de geselecteerde afbeelding meer naar de voorgrond
  • Naar achteren: zet de geselecteerde afbeelding verder naar de achtergrond
  • Selectievenster: opent/sluit een kolom rechts op het venster met een lijst van alle grafische objecten op de dia, zodat je ze makkelijker kan selecteren
  • Uitlijnen: lijnt geselecteerde object(en) uit ten opzichte van elkaar of op de dia
  • Groeperen: groepeert de geselecteerde grafische objecten, zodat ze verder als één object beschouwd worden
  • Draaien: roteert de geselecteerde afbeelding
  • Bijsnijden: knipt een stuk van de rand van de afbeelding weg
  • Hoogte en breedte: pas de hoogte en/of breedte van de afbeelding aan, in centimeter

6.1.2. Een fotoalbum maken

Wil je snel een verzameling foto's in een digitaal album zetten? Gebruik PowerPoint!

  1. Zorg dat alle foto's die je wil opnemen samen in een map op de harde schijf staan.
  2. Begin een nieuwe, lege presentatie en kies op lint Invoegen – Fotoalbum – Nieuw fotoalbum.
  3. Klik op de knop Bestand/Schijf, open de map waarin de foto's opgeslagen zijn en selecteer ze allemaal met Ctrl-A. Bevestig met Invoegen.
  4. Bewerk zonodig de foto's: pijltjes om de volgorde aan te passen, knopjes om foto's te draaien of het contrast of de helderheid aan te passen.
  5. Kies bij Indeling van Afbeelding of je één foto per dia wil (standaard) of meer en of er een titel bij moet.
  6. Bepaal de opmaak: de vorm is standaard een rechthoek, maar je kan een andere kiezen en via Thema kan je voor mooie achtergrondkleuren en dergelijke zorgen.
  7. Klik op de knop Maken en je fotoalbum is klaar. Het is een gewone presentatie, dus uiteraard kan je zelf nog aanpassingen doorvoeren.

Wil je achteraf de indeling van het fotoalbum aanpassen, dan kan dat via lint Invoegen – Fotoalbum – Fotoalbum Bewerken.

6.1.3. Geluid

Een waarschuwing om te beginnen: audiofragmenten vergroten de omvang van je presentatie op schijf aanzienlijk – of je moet de audiobestanden koppelen in plaats van insluiten en dan mag je niet vergeten om de gekoppelde bestanden mee te nemen als je de presentatie kopieert.
Wat kan je nu allemaal doen met geluid?

Een geluid toewijzen aan een animatie

Een animatie trekt al de aandacht en met een geluidseffect erbij geldt dat in nog hogere mate.
Activeer lint Animaties en klik op Deelvenster Animatie, zodat je rechts een overzicht krijgt van de animaties op de dia.
Rechtsklik op een animatie in de lijst en kies Effectopties; dan zie je in de onderste helft van het venstertje de optie om een geluid toe te kennen.

Een geluid laten horen bij het verschijnen van de dia

Selecteer de dia, bv. in diasorteerderweergave, en activeer lint Overgangen. Rechts op het lint zie je de optie om een geluid toe te kennen aan de overgang van de vorige naar deze dia.

Een audiofragment invoegen op een dia

Je kan een audiofragment invoegen op een dia via lint Invoegen, knop Audio.
Daar heb je twee mogelijkheden: zoek zelf het bestand op schijf of gebruik een geluidje uit de mediagalerie van Office.com.
In beide gevallen voeg je het audiofragment in met dubbelklikken.

Op de dia verschijnt een luidsprekericoon met een afspeelbalkje onder en bovenaan krijg je een lint Audio, tab Afspelen waar je instelt of het muziekje begint bij klikken op het icoon of automatisch, met of zonder in- en uitfaden, enz.

Een muziekje afspelen zolang de presentatie duurt

Daarvoor activeer je de eerste dia en je voegt er een audiofragment op in.
Sleep het fragment van de dia af, dan verschijnt het luidsprekertje niet tijdens de voorstelling.
Activeer zonodig het animatiedeelvenster, rechtsklik op het geselecteerde geluid en kies Effectopties.
Geef bij Afspelen Stoppen: Na ... Dia's een groter getal op dan het aantal dia's in je presentatie en het geluid blijft zichzelf herhalen zolang de voorstelling duurt.

De tekst bij de voorstelling opnemen

Normaal geeft de presentator uitleg terwijl de voorstelling loopt, maar bij een automatisch afspelende voorstelling zal dat niet het geval zijn.
Dan heb je de mogelijkheid om de uitleg op te nemen en later bij de automatische voorstelling te laten horen: activeer lint Diavoorstelling en klik op Diavoorstelling Opnemen – Vanaf het Begin, zet een vinkje aan Gesproken Tekst en klik Opname Starten (microfoon in orde?!?). Loop doorheen de voorstelling en spreek de tekst in.
De gesproken tekst wordt samen met de tijdsinstellingen opgeslagen.

6.1.4. Video

Aangezien video's nog veel zwaardere bestanden zijn dan muziek, kan je ze best koppelen aan je presentatie in plaats van ze in te sluiten.
Uiteraard mag je dan niet vergeten de video mee te nemen als je de presentatie naar een andere locatie brengt.
Best kopieer je de videobestanden naar dezelfde map als de presentatie zelf vooraleer je ze koppelt; dan heb je achteraf minder problemen met een verbroken koppeling.
Bovendien heb je voor sommige video's een plug-in nodig, zoals Flashplayer voor *.swf of Quicktime voor *.mov en *.mp4

Een video aan je presentatie koppelen

Als je een nieuwe dia Titel en Object invoegt, kan je op het zesde pictogram in het midden klikken om een video op schijf of online te zoeken.
Om een video op een bestaande dia te zetten, activeer je lint Invoegen, knop Video – Uit Bestand.

Klik NIET gewoon op Invoegen, maar op het pijltje aan Invoegen en daar op Koppeling naar Bestand.

Een koppeling naar een YouTube-video leggen

Tegenwoordig staan heel wat video's online, op websites zoals YouTube. Als je de invoegcode ervan kent – en toestemming hebt van de eigenaar! – kan je dan vanuit PowerPoint een koppeling naar zo'n video leggen. Op YouTube staat de invoegcode rechts van de video, onder Insluiten.
Werkwijze:

  1. Open in je browser de website met de video, zodat je de invoegcode ziet.
  2. Activeer in PowerPoint de dia waar de koppeling moet komen en kies op lint Invoegen, knop Video – Onlinevideo.
  3. Selecteer de invoegcode op de website en druk Ctrl-C (= kopiëren), schakel weer over naar PowerPoint, plak (= Ctrl-V) de code in het venster Video van Website en klik Invoegen.

Een animated GIFje insluiten

Een animated GIF is een soort tekening-die-beweegt. Je vindt ze op vele websites – en in de mediagalerie van Office. Zulke animaties zijn heel wat kleinere bestanden dan videofragmenten.

Download ze op schijf en voeg ze als een gewone afbeelding in.

Een video afspelen

Een video verschijnt op de dia als een groot zwart vlak met een afspeelbalk onder.
Klik op het vlak zodat de video geselecteerd is en dan verschijnt lint Hulpmiddelen voor Video.
Vooral tab Afspelen is van belang: hoe start de video? Gebruik je een fade-in of fade-out? ...


6.2. De presentatie exporteren

Je kan een presentatie op verschillende manieren distribueren en publiceren. Een kort overzicht.


6.3. Samenwerking en beveiliging

Je kan een presentatie op een SharePoint-server zetten of op de Office Skydrive en dan kan je samen met collega's eraan werken.
In de hulp van PowerPoint (vraagteken rechtsboven op het scherm) of op de Microsoftwebsite vind je meer info hierover.

In de hulp van PowerPoint vind je eveneens een overzicht van de mogelijkheden tot beveiliging en privacy, zoals wachtwoorden en digitale handtekeningen.
Kijk ook eens bij Bestand – Opties – Vertrouwenscentrum.