4. De voorstelling

Alle afzonderlijke dia's zijn klaar? Tijd om de voorstelling in z'n geheel verder af te werken.

4.1. Dia's sorteren

Via lint Beeld kan je de Diasorteerderweergave activeren, de handigste manier om de dia's te sorteren.

Versleep de dia's tot ze in de gewenste volgorde staan, druk Delete om er eentje te wissen, kies op lint Start Nieuwe Dia om een dia toe te voegen.
Uiteraard kan je ook dia's met knip&plak verplaatsen, of kopiëren met kopie&plak, of dupliceren met Ctrl-D.

Of wil je dia's uit een andere presentatie invoegen?
Klik op lint Start op het pijltje aan Nieuwe Dia en daar onderaan op Dia's Opnieuw Gebruiken. Rechts verschijnt een kolom, waar je naar het gewenste PowerPoint-bestand kan bladeren.
Open de andere presentatie en een verkleinde weergave van de dia's verschijnt in de kolom. Klik op een dia om die in te voegen.

Andere methode: open beide presentaties in diasorteerderweergave, kies op lint Beeld – Alle Vensters en sleep of kopieer.
Via de Plakopties bepaal je of de dia de opmaak van de nieuwe presentatie krijgt (standaard) of de originele opmaak behoudt.

4.1.1. Secties

Een nieuwe functie sinds PowerPoint 2010 is het werken met secties.
Een sectie is een benoemde subverzameling van de dia's; zo kan je beter het overzicht behouden in een grote presentatie.
Werkwijze:

  1. Rechtsklik in de diasorteerderweergave tussen de twee dia's waar een sectie moet beginnen en kies Sectie Toevoegen.
  2. Rechtsklik op Naamloze Sectie en geef de sectie een duidelijke naam via Naam van Sectie Wijzigen.
  3. De sectie loopt automatisch tot het einde van de presentatie. Begin dus een nieuwe sectie na de laatste dia van de subverzameling.
  4. Dubbelklik op de naam van de sectie om ze samen te vouwen of weer open te vouwen.

4.1.2. Verborgen dia's

Een andere handigheid is het werken met verborgen dia's, extra dia's die je enkel toont als het noodzakelijk is, bv. voor het beantwoorden van een lastige vraag.
Werkwijze: rechtsklik in diasorteerderweergave op de dia die je wil verbergen en kies Dia Verbergen.
Je vindt die optie ook op lint Diavoorstelling.
In de diasorteerderweergave komt nu een schuine streep door het nummer van de dia.

Tijdens de diavoorstelling roep je de verborgen dia op via rechtsklikken: in het snelmenu kies je Ga Naar Dia. Het nummer van verborgen dia's staat tussen haakjes.

4.1.3. Werken met deelpresentaties

Stel dat je ongeveer dezelfde presentatie voor verschillende doelgroepen wil gebruiken, dan kan je Aangepaste voorstellingen maken: een verzameling dia's binnen één presentatie waaraan je een aparte naam toewijst.
Werkwijze

  1. Activeer lint Diavoorstelling en klik op Aangepaste Diavoorstelling.
  2. Klik op Nieuw. Geef de aangepaste voorstelling een duidelijke naam.
  3. Klik op een dia en dan op Toevoegen – of dubbelklik op de dianaam – om die op te nemen in de aangepaste voorstelling.
  4. Als je alle dia's toegevoegd hebt, kan je de volgorde aanpassen via de pijlen rechts.
  5. Klik OK om de aangepaste voorstelling op te slaan.

Om een aangepaste voorstelling af te spelen, klik je op lint Diavoorstelling opnieuw op Aangepaste Diavoorstelling.
Klik op de naam en dan op Weergeven.


4.2. Animaties

Met animaties breng je wat beweging op de dia, om de aandacht van het publiek beter vast te houden.
Onthoud wel dat de inhoud van primair belang is: animaties moeten de inhoud ondersteunen, niet de aandacht afleiden.
Werkwijze:

  1. Selecteer op de dia de tekst of het object waarop je een animatie wil toepassen.
  2. Activeer lint Animaties. Klik op Deelvenster Animaties, zodat je een overzicht krijgt van de toegepaste animaties.
  3. Maak je keuze uit één van de vier soorten animaties in sectie Animaties door te klikken op knopje Meer:
    • Start: op welke manier moet de selectie verschijnen?
    • Nadruk: benadruk de selectie door ze een beweging toe te kennen
    • Eind: op welke manier moet de selectie verdwijnen?
    • Animatiepaden: laat de selectie over de dia bewegen volgens het gekozen pad
    Tussen haakjes: je kan meer dan één animatie aan een selectie toekennen, bv. zowel laten verschijnen als laten verdwijnen. Klik daarvoor op knop Animatie Toevoegen.
  4. Stel de opties voor de gekozen animatie in bij Start, Duur, Vertraging en eventueel bij Effectopties.
    Klik op het kleine hoekje-met-pijltje onder Effectopties of rechtsklik op de animatie in deelvenster Animaties om extra effectopties te kiezen, zoals een geluidje.

Wil je achteraf de animatie aanpassen? Klik op het nummer van de animatie op de dia en activeer lint Animaties opnieuw.


4.3. Overgangseffecten

Met animatie beweeg je objecten op de dia, maar je kan ook 'beweging' gebruiken om de overgang van de ene dia naar de andere te realiseren, ofwel een geleidelijke overgang van de ene dia naar de volgende, ofwel een link of knop die je naar een heel andere locatie of dia brengt.

4.3.1. Dia-overgangen

Activeer best de Diasorteerderweergave om de overgangen van de vorige naar de huidige dia in te stellen; dan heb je meer overzicht.

Standaard verschijnt een volgende dia als je in weergave Diavoorstelling in een dia klikt, maar dat kan je dus aanpassen.

  1. Activeer de Diasorteerderweergave en lint Overgangen.
  2. Klik op de dia waarvoor je een geleidelijke overgang van de vorige naar deze dia wil instellen.
  3. Klik op knopje Meer aan de strook dia-overgangen en maak je keuze: een subtiel of een opvallend effect of eentje waarbij de inhoud 'binnenvliegt'.
  4. Stel de effectopties in, zoals de richting van de overgang.
  5. Kies eventueel een geluidje en bepaal de duur van de overgang in seconden.
    Standaard wordt het effect op de huidige dia toegepast, maar je kan dezelfde overgang op alle dia's laten toepassen.
  6. Helemaal rechts op lint Overgangen bepaal je dan nog of de gebruiker moet klikken om de volgende dia op te roepen of dat die automatisch komt na een aantal seconden.

In diasorteerderweergave verschijnt onder elke dia waaraan je een overgang toekent een stersymbool; klik erop en je krijgt een voorbeeld van de overgang.

4.3.2. Hyperlinks en actieknoppen

Met een hyperlink leg je een koppeling vanuit een dia naar een andere dia in dezelfde presentatie of in een andere presentatie of naar een bestand of een webpagina.
Je kan een hyperlink aan geselecteerde tekst of een grafisch object toekennen of je kan een actieknop ervoor gebruiken.

Hyperlinks zijn actief na het starten van de diavoorstelling, niet tijdens het maken van de presentatie.

Werkwijze om een hyperlink toe te kennen aan tekst of een grafisch object:

  1. Selecteer de tekst of de afbeelding, activeer lint Invoegen en klik op knop Hyperlink.
  2. Klik in de linkerkolom op de soort koppeling: naar een bestand of webpagina, naar een andere dia in de presentatie, naar een nieuwe presentatie of naar een e-mailadres.
  3. Afhankelijk van de vorige keuze, heb je nu andere opties:
    • om te koppelen naar een webpagina, typ je onderaan bij Adres de volledige URL in, inclusief "http://";
    • om te koppelen naar een bestand op schijf, klik je op het gele mapje (laatste knop rechts van Zoeken In);
    • om te koppelen naar een dia in een andere presentatie, koppel je naar een bestand op schijf en dan klik je op Bladwijzer om de dia aan te wijzen;
    • om te koppelen naar een dia in dezelfde presentatie, koos je in de linkerkolom Plaats in Dit Document en dan kan je in het midden de gewenste dia selecteren;
    • om een link te leggen naar een e-mailadres, koos je in de linkerkolom E-mailadres en dan kan je zowel het e-mailadres als een onderwerp voor de mail invullen.
  4. Klik op OK om de bewerking af te sluiten.

Hing je de hyperlink aan tekst, dan is die nu blauw onderstreept.
Wil je dat aanpassen? Activeer lint Ontwerpen, klik op Meer aan Varianten en daar op Kleuren – Kleuren Aanpassen. Kies andere kleuren voor Hyperlink en/of Gevolgde Hyperlink, geef je aangepaste kleurschema een naam en sla op.

Werkwijze om een actieknop in te voegen:

  1. Activeer de normale weergave. Klik zonodig buiten de dia, zodat er niets geselecteerd is.
  2. Activeer lint Start en klik op Meer aan Vormen.
  3. Klik onderaan, in sectie Actieknoppen op de gewenste knop.
  4. Sleep met het tekenkruisje op de dia om de knop te tekenen.
  5. Zodra je de muisknop loslaat, verschijnt venster Actie-instellingen.
    Hier stel je de gewenste actie in:
    • Hyperlink naar een andere dia in dezelfde presentatie of naar een bestand of webpagina;
    • Programma uitvoeren: selecteer het opstartbestand van het programma op schijf;
    • Macro uitvoeren is enkel beschikbaar als je presentatie inderdaad macro's bevat;
    • Actie bij object is enkel beschikbaar als je presentatie een OLE-object bevat.
  6. Kies eventueel een geluidje dat tijdens de actie afgespeeld zal worden en bevestig met OK.
  7. Bepaal de opmaak voor de knop via lint Hulpmiddelen voor tekenen.

4.4. De voorstelling timen

Als je de voorstelling automatisch wil laten afspelen – zodat je niet moet klikken – kan je dat bij elke animatie en dia-overgang instellen.
Maar hoeveel tijd voorzie je voor alle effecten? Om dat handig uit te proberen, gebruik je een try-out.

  1. Stel geen timing in bij animaties en dia-overgangen, laat gewoon "na klikken" staan.
  2. Activeer lint Diavoorstelling en klik op Tijdsinstellingen voor try-out.
  3. De diavoorstelling begint. Druk telkens op het pijltje-naar-rechts op je toetsenbord of klik in de dia om over te schakelen naar het volgende effect (animatie of dia-overgang).
    Let erop dat je genoeg tijd voorziet om het publiek de tekst te laten lezen en om je mondelinge uitleg te kunnen doen.
  4. Blijf doorgaan tot de voorstelling afgelopen is en laat dan de tijdsinstellingen opslaan.
  5. Activeer de Diasorteerderweergave; daar kan je onder elke dia aflezen hoe lang (in seconden) die dia op het scherm blijft.
  6. Activeer lint Overgangen. Helemaal rechts op het scherm kan je de tijdsinstelling aanpassen én bepalen of de gebruiker nog zelf door de diavoorstelling mag bladeren met klikken of dat hij/zij netjes moet wachten tot de door jouw ingestelde tijdsduur verlopen is.
  7. Schakel over naar de normale weergave, activeer lint Animaties en open het Deelvenster Animatie.
    Dan kan je één voor één de animaties in dat deelvenster aanklikken en rechtsboven op het lint de Start (meestal: Na Vorige), Duur en Vertraging controleren.

En dan nog de finishing touch: gedetailleerde instellingen voor de diavoorstelling.
Activeer lint Diavoorstelling en klik op Diavoorstelling Instellen


4.5. De voorstelling afspelen

Om het eindresultaat van een presentatie te bewonderen kan je klikken op knopje Diavoorstelling of Leesweergave onderaan rechts op het scherm.
Of links op lint Diavoorstelling: Vanaf Begin of Vanaf Huidige Dia afspelen.

In Leesweergave krijg je onderaan een balkje om terug of vooruit te bladeren, in Diavoorstelling moet je rechtsklikken om deze opties te vinden.
Het snelmenu van Leesweergave bevat volgende opties: