2. De publicatie ontwerpen

In lay-out werk je van buiten naar binnen: van het overzicht op de hele pagina naar de details.
Dat betekent onder andere dat je eerst het paginaformaat en de ligging moet kiezen vooraleer je begint met objecten op de pagina te plaatsen.

2.1. De papierkeuze

Begin met een lege publicatie (= eerste keuze van Beschikbaar), dan kan je alles verder zelf instellen. Pagina
Voor de pagina-instelling klik je op het vierkantje langs dat woord op lint PaginaOntwerp.

Standaard is het doelpapierformaat A4; de afmetingen lees je linksboven af: 21 cm breed en 29,7 cm hoog.

Heel belangrijk is het type indeling:

2.2. Marges en hulplijnen

Basislay-out in orde? Dan komt de verdere indeling van de pagina aan bod.

Bekijk eerst de marges van de pagina, d.w.z. de witruimte rondom het afdrukgebied.
De meeste huis- en kantoorprinters kunnen niet tot de rand van het papier afdrukken. Meestal hebben ze een absolute marge van 6 tot 13 mm langs de randen van het papier.
Probeer je marges in te stellen, die kleiner zijn dan de absolute marges van de printer, dan krijg je een waarschuwing daaromtrent. Dit kan bv. nodig zijn als je wil afdrukken op een andere dan de ingestelde printer of als je de publicatie aan een drukker doorgeeft.

Is het publicatieformaat kleiner dan het papierformaat, dan mag je de marges wel op 0 instellen om objecten tot helemaal tegen de rand van de publicatie te plaatsen.

Vervolgens kan je groene hulplijnen voorzien, bv. voor een kolomindeling of om een vak precies uit te lijnen.
Hulplijnen worden niet afgedrukt, ze verschijnen enkel op het scherm.

2.3. Objecten toevoegen

In Word begin je gewoon te typen; hier moet je eerst een vak voor tekst invoegen en daarna kan je pas typen.

Je kan vier verschillende soorten objecten toevoegen, zoals je kan zien op lint Start:

Zo'n object kan je uiteraard achteraf bewerken:

2.4. Werken met meer pagina's

Publicaties zoals artikels, magazines, folders, ... bestaan uit meer pagina's. En je kan ze perfect maken met Publisher.

2.4.1. Pagina's toevoegen of verwijderen

Links op het scherm zie je een kleine paginaweergave in de navigatiebalk. Met het kleine groene driehoekje bovenaan klik je de weergave open of dicht.

Via de eerste knop op lint Invoegen kan je een bladzijde toevoegen:

  • Lege Pagina Invoegen (standaard): voeg een lege pagina toe na de actieve pagina;
  • Dubbele Pagina Invoegen: als je werkt in boekvorm, kan je tegelijk een linker- en rechterpagina toevoegen na de actieve;
  • Pagina Invoegen geeft je toegang tot het optievenstertje met opties voor aantal, positie en opvulling van de nieuwe pagina('s).

Met de schuifbalk aan de navigatiebalk blader je de door de pagina's. Klik om er eentje te activeren.
Druk Delete of rechtsklik en kies Verwijderen om een pagina te wissen.

Werk je met dubbelzijdige pagina's, m.a.w. in boekvorm?

  • Via lint Beeld – Dubbele Pagina krijg je telkens een linker- en rechterpagina samen op het scherm en in de navigatiebalk.
  • Denk eraan dat je in boekvorme met een binnen- en buitenmarge werkt, in plaats van een linker- en rechtermarge
  • Voeg het juiste aantal pagina's toe: in boekvorm begin je met een rechterpagina, heb je dan telkens paren van linker- en rechterpagina en eindig je met een linkerpagina.
  • Heb je verschillende hulplijnen nodig op linker- en rechterpagina? Rechtsklik daarvoor bij PaginaOntwerp – Hulplijnen op het gewenste voorbeeld.

2.4.2. Sjabloon = basispagina?

Zijn er elementen die op elke pagina moeten terugkeren? Zet ze op de basispagina. Dat is een soort blauwdruk met alle vaste elementen die in de hele publicatie moeten terugkeren op elk blad.

Niet te verwarren met een sjabloon: dat is een door Publisher voorbereide blauwdruk, zie optie PaginaOntwerp – Sjabloon Wijzigen.

Je activeert de onderliggende basispagina via lint Beeld – Basispagina.
Dan verschijnt een extra hulplint:
hulplint

Je werkt ofwel met een enkele ofwel met een dubbelzijdige basispagina en via de derde knop bepaal je of die enkel voor bepaalde pagina's of (standaard) voor de hele publicatie geldt.

Je voorziet hier de kop- en voettekst, zie volgende punt, en verder alle terugkerende elementen zoals bv. kolomscheidingen, een logo, enz.

Vergeet niet terug te keren naar de normale pagina's om inhoud op een bepaalde pagina toe te voegen!

2.4.3. Kop- en voetteksten

Kop- en/of voetteksten zet je op de basispagina:

  1. Kies op lint Beeld – Basispagina.
  2. Klik op de knop Koptekst/Voettekst Weergeven, dan worden in de boven- en ondermarge tekstvakken gezet.
  3. Klik in het gewenste tekstvak, bovenaan voor een koptekst, onderaan voor een voettekst.
  4. De tekstvakken bevatten standaardtabs in het midden en rechts, zodat je makkelijk de positie van de elementen met tabs kan kiezen.
  5. Op het hulplint zie je knoppen om een paginanummer, datum of tijd in te voegen. Andere tekst typ je gewoon.
  6. Opmaak van de tekst doe je via het kleine balkje dat verschijnt als je tekst selecteert, voor opmaak van het vak krijg je hulplinten Hulpmiddelen Voor Tekenen en Hulpmiddelen voor Tekstvakken als je op de rand van het vak klikt.
  7. Kies op lint Basispagina – Basispagina Sluiten om terug te keren naar het document.

Wil je op een bepaalde pagina geen kop- en voettekst? Rechtsklik op het paginaminiatuur in de navigatiebalk en kies Basispagina's – Geen.

2.5. Sjablonen

Een sjabloon is een soort modelpublicatie die je kan gebruiken als basis voor een nieuwe publicatie.
Een sjabloon bevat basisinstellingen met betrekking tot lay-out en opmaak, en meestal ook standaardtekst en afbeeldingen die in nieuwe publicaties herbruikt worden.

Elke publicatie in Publisher is gebaseerd op een sjabloon: kies bij Bestand – Nieuw en je krijgt de keuze tussen alle beschikbare en ingebouwde sjablonen.

Maar je kan er ook zelf eentje maken:

  1. Begin een nieuwe, lege publicatie en geef ze de juiste basislayout: papierformaat, marges, aantal pagina's (Invoegen – Pagina).
  2. Klik bij PaginaOntwerp – Basispagina's – Basispagina's Bewerken en zet hier de elementen die op elke pagina terugkeren, zoals een kop- of voettekst, logo, kolomindeling ...
  3. Klaar met de basiselementen? Klik op lint Basispagina op de knop Basispagina Sluiten
  4. Voorzie eventueel per pagina de standaardtekst en -afbeeldingen of de plaats ervoor.
  5. Kies bij Bestand – Opslaan Als. Geef het sjabloon een duidelijke naam en kies in de keuzelijst eronder: Publisher Sjabloon.
  6. Sla op en sluit het sjabloon via Bestand – Sluiten.

Een sjabloon wordt automatisch opgeslagen in de map Aangepaste Office-Sjablonen en daar moet het ook staan, wil je het later kunnen gebruiken.

Heb je eenmaal een sjabloon gemaakt, dan kan je die gaan gebruiken: bij Bestand – Nieuw is nu een categorie Privé bijgekomen; daar vind je de zelfgemaakte sjablonen.

2.6. Een proefafdruk maken

De bedoeling van een publicatie is een mooi gedrukt exemplaar verkrijgen. Dus is het belangrijk om aandacht te schenken aan de technieken en problemen rond het afdrukken van publicaties.

Je kan een publicatie afdrukken

De meeste mensen zullen hun publicatie in elk geval eerst eens afdrukken op een lokale printer en dan pas het bestand naar een afdrukservice brengen voor afdrukken van hoge kwaliteit. En voor 'gelegenheidsdrukwerk' volstaat de lokale printer misschien?

Werkwijze om een publicatie af te drukken op een lokale printer:

  1. Kies bij Bestand – Afdrukken.
  2. Kies zo nodig de juiste printer en klik op de link Printereigenschappen om de soort papier e.d. in te stellen.
  3. Bepaal of je alle pagina's wil afdrukken of er enkele uit wil nemen, bv: 3,6-12 d.w.z. blz. 3 en verder 6 tot 12.
  4. Selecteer of je één pagina per vel wil of een andere bladindeling.
  5. Kies het paginaformaat, dat is meestal A4.
  6. Wil je aan één kant van het papier afdrukken of de kans krijgen om het blad in de printer om te draaien en ook de andere kant te bedrukken?
  7. Tenslotte de kleurkeuze: afdrukken in kleur of in grijstinten.
  8. Alles in orde? Kies bovenaan nog het aantal exemplaren en klik dan op Afdrukken.