5. De publicatie publiceren

Vooraleer je aan publiceren denkt, laat je Publisher best een ontwerpcontrole uitvoeren: open de publicatie en kies bij Bestand – Info – OntwerpControle Uitvoeren.

5.1. Praat met de drukker

Vooraleer je met de lay-out van de publicatie begint, beslis je of je gebruik zal maken van een commerciële afdrukservice of je eigen getrouwe printer. In het eerste geval bespreek je best het ontwerp met medewerkers van de service.
De volgende checklist bevat dan essentiële punten:

Als je een nieuwe publicatie begint, houd je best al rekening met de uiteindelijke kleurkeuze.
Er zijn drie basissoorten kleurendrukwerk, die hieronder van duur naar goedkoper vermeld zijn:

De meeste drukkers gebruiken geen Publisher, dus moet je de publicatie op een andere manier opslaan:

  1. Kies bij Bestand – Exporteren – Opslaan Voor Een Commerciële Printer.
  2. In de bovenste keuzelijst laat je Commerciële Printer staan, in de tweede kies je of je nog een Pub(lisher)-bestand nodig hebt of enkel een PDF.
  3. Vervolgens klik je op de Wizard Inpakken en Wegwezen.
  4. Geef de publicatie een duidelijke naam, kies een locatie en er wordt een ZIP-bestand gemaakt met de nodige bestanden voor de drukker in. Tegelijk komt er een proefadruk uit je printer te voorschijn.

5.2. Etiketten en enveloppen

Uiteraard bevat Publisher een optie om etiketten en enveloppen voor te bereiden en af te drukken, hoewel deze functie hier niet zo uitgebreid is als in Word.

Eerst een enveloppe:

  1. Kies bij Bestand – Nieuw – Ingebouwd de basisenveloppe waarvan je wil vertrekken.
  2. Kies in de balk rechts het gewenste Paginaformaat: C6 (11,4 op 16,2 cm) of DL (11 x 22 cm).
  3. Pas de andere opties aan naar wens en klik op Maken.
  4. Typ het adres van de geadresseerde en pas de lay-out verder handmatig aan.

Voor etiketten gaan we op gelijkaardige wijze tewerk:

  1. Kies bij Bestand – Nieuw – Ingebouwd – Avery Zweckform.
  2. Lees de etiketcode af van de doos waarin de etiketbladen zitten en kies ze hier.
  3. Teken een tekstvak op het erg uitvergrote etiketvoorbeeld en typ de tekst erin. Verdere opmaak naar wens.
  4. Houd er rekening mee dat alle etikketten op het blad met dat ene etiketvoorbeeld gevuld zullen worden.

5.3. Mailings

Net zoals Word kent Publisher het proces Verzendlijsten, waarbij een standaardbrief wordt opgesteld met invoegvelden voor gegevens uit een gegevensbestand en waar je dan voor elk record in het gegevensbestand een aparte afdruk krijgt.
Het hele proces bestaat uit vier stappen.

5.3.1. De gegevensbron

Een gegevensbron is een geordende lijst met bv. namen en adressen van een heleboel personen.
Je kan die lijst in Publisher maken of een bestaande lijst uit een ander programma gebruiken.

De tweede manier is de eenvoudigste: maak een document in Word of Excel met enkel een tabel in, waarbij bovenaan de kolomtitels staan en eronder alle gegevens van één item (persoon, artikel, ...) op één rij.

Maar het is ook mogelijk om de gegevenslijst in Publisher te maken:

  1. Open een lege publicatie en kies bij Verzendlijsten – Adressen Selecteren – Nieuwe Lijst Typen.
  2. Klik op de knop Kolommen Aanpassen om de juiste veldnamen als kolomtitels te kiezen.
  3. Typ de gegevens in het venstertje. Klik op Nieuw Item om een rij toe te voegen.
  4. Klaar? Klik OK en de lijst wordt opgeslagen als een Accesstabel met extensie *.mdb.

Achteraf kan je altijd de lijst terug aanpassen via lint Verzendlijsten – Adreslijst Bewerken.

5.3.2. Het hoofddocument

De gegevensbron en de publicatie waarin die gegevens terecht moeten komen zijn twee aparte bestanden. Je maakt ze ook apart.

  1. Maak de publicatie in Publisher met alle tekst en afbeeldingen en voorzie plaats waar de gegevens moeten komen.
  2. Kies op lint Verzendlijsten – Afdruk Samenvoegen (2x) en sla het document op.

5.3.3. Velden invoegen

Heb je eenmaal bepaald dat het actuele document een hoofddocument is voor Afdruk Samenvoegen, dan kan je hoofddocument en gegevensbron koppelen en de gegevens erin zetten.

  1. Kies in het hoofddocument op lint Verzendlijsten – Adressen Selecteren – Bestaande Lijst Gebruiken en zoek het bestand met de gegevensbron.
  2. Klik bij Verzendlijsten – SamenvoegVeld Invoegen op de gewenste veldnaam. Publisher zet een tekstvakje met dat veld midden op de publicatie. Zet het op z'n plaats en geef het de gewenste opmaak.
  3. Herhaal stap 2 voor alle gewenste velden. Controleer het resultaat via knop Voorbeeld Van Resultaten. Sla dan het document opnieuw op.

5.3.4. Voltooien en Samenvoegen

Laatste stap: laat Publisher de gegevens uit de gegevensbron elk in een aparte publicatie invullen.
Daarvoor kies je op lint Verzendlijsten – Voltooien En Samenvoegen:

  • Samenvoegen Naar Printer: de publicaties worden rechtstreeks naar de printer gestuurd en afgedrukt.
  • Samenvoegen Naar Nieuwe Publicatie: Publisher maakt een aparte publicatie per item uit de gegevensbron. Zo kan je het resultaat beoordelen en dan zelf afdrukken.
  • Toevoegen Aan Bestaande Publicatie: het is mogelijk om de samengevoegde publicaties toe te voegen aan het einde van een eerder opgeslagen publicatie; die laatste mag dan wel niet openstaan en de pagina-lay-out ervan moet overeenstemmen met die van de samengevoegde publicatie.

5.4. Online publishing

In voorbereiding