Outlook 2016

Outlook is je digitale secretaris/-esse: de digitale post verzorgen (e-mail), agenda en contactgegevens bijhouden, taken en vergaderingen plannen.
Links beneden kan je de taken kiezen: taken

1. E-mail

Standaard staat Postvak In van je mail open, d.w.z. de map waarin de digitale post binnenkomt. Dadelijk na het openen zal Outlook deze map synchroniseren.

1.1. Een e-mail opstellen

Om een nieuw bericht te maken, klik je op lint Start op de eerste knop, Nieuwe E-Mail.

  • Bij Aan komt het e-mailadres van de geadresseerde. Meer adressen scheid je door puntkomma.
    Klik op Aan om adressen te zoeken in je lijst van contactpersonen.
  • Eventueel zet je bij CC (carbon copy) de e-mailadressen van mensen die ter info een kopie krijgen van je bericht.
  • Klik je op knop Aan of CC, dan kan je eveneens adressen BCC zetten, in blind carbon copy: zij krijgen een kopie zonder dat de andere ontvangers dat merken.
  • Vul ALTIJD een onderwerp in; volgens de netiquette is het vreselijk onbeleefd deze regel leeg te laten. Hier komt beknopt het onderwerp van je mail ter sprake.
  • In het werkgebied komt de eigenlijke tekst van je e-mail. Lees altijd even na: typfouten in een brief staan zo slordig.
  • Mag de mail niet dadelijk verzonden worden? Sla hem op, dan komt die in map Concepten terecht.
  • Is dit mailtje erg belangrijk of zuiver ter info? Rechtsboven op het lint zie je de nodige knoppen. Via Opvolgen maak je er een taak van.
  • Moet er een bijlage bij? Klik bovenaan op de knop met de paperclip en je kan een bestand invoegen.
  • Alles OK? Klik op knop Verzenden om je bericht te versturen.

Houd je van kwikjes en strikjes?

  • In het venster Nieuwe E-Mail vind je de gebruikelijke opmaakopties op lint Bericht.
  • Op lint Tekst Opmaken kan je de basisindeling aanpassen:
    • HTML laat alle mogelijke opmaak toe;
    • Tekst Met Opmaak wordt op alle computers exact hetzelfde getoond en laat beperkte opmaak toe;
    • Tekst Zonder Opmaak het bericht wordt verzonden als 'pure' tekst, zonder opmaak, in een standaard lettertype en -grootte.
  • Via lint Opties kan je een thema toepassen (zoals in Word) of de pagina een achtergrondkleur geven via knop Paginakleur.
  • Via lint Invoegen kan je een afbeelding in je mail plakken, hoewel je een afbeelding beter als bijlage meestuurt; die knop staat ook op dit lint.

Nog een extraatje: stemknoppen. Daarmee kan je de ontvanger een stem laten uitbrengen op een keuze (wel maar eentje per mail).

  • Kies op lint Opties – Stemknoppen Gebruiken en voeg een standaardpaar vinkjes in of maak zelf een keuze op.
  • In het bericht zie je niets, behalve een waarschuwing. Verstuur het en de ontvanger krijgt als melding: De Afzender Heeft Een Stem Gevraagd. Klik hier.
  • Na klikken krijg je de mogelijkheid om te stemmen en de verzender krijgt een mailtje met je keuze terug.

Naast de stemknoppen kan je aanvinken dat je een leesbevestiging wil; overdrijf daar niet in. Veel mensen vinden het vervelend als hen om zo'n leesbevestiging gevraagd wordt.

Heb je telkens dezelfde tekst nodig in e-mails? Selecteer die tekst en kies op lint Invoegen – Snelonderdelen – Selectie Opslaan In Galerie Snelonderdelen. Geef de selectie een duidelijke naam.
Opgeslagen tekst nodig? Typ de naam met Enter achter.

Heb je een nieuwe mail getypt en mag die nog niet verzonden worden? Op lint Opties kan je via Bezorging Uitstellen een latere datum voor de versturing kiezen.

1.2. E-mails behandelen

Je kan een ontvangen mail beantwoorden en terug versturen:

  • aan de afzender: klik bovenaan op Beantwoorden;
  • aan de afzender en iedereen die de originele mail kreeg: klik bovenaan op Allen Beantwoorden;
  • aan iemand die de originele mail niet kreeg: klik bovenaan op Doorsturen.

Een belangrijk bericht kan je opslaan, zodat het nooit verloren kan gaan: selecteer het bericht en kies bij Bestand – Opslaan Asl en je kan het ergens op schijf bewaren.

Of wil je het gewoon even afdrukken? Rechtsklik op de mail en kies Snel Afdrukken.

Wil je de mails sorteren? Sorteren

  • Ongelezen mails krijgen een verticale blauwe streep aan de linkerkant. Wil je alle ongelezen mails samen zien? Klik bovenaan op tab Ongelezen.
  • De standaardvolgorde is met de nieuwste bovenaan; klik op die melding en de oudste staat bovenaan.
  • Klik op het onopvallende driehoekje rechts van Ongelezen om een andere sorteervolgorde te kiezen.

Zet samenhorende mails in een aparte map: rechtslik in de navigatiebalk (= links op het scherm) op Postvak In en kies Nieuw.
Vervolgens kan je mails in de map zetten: rechtsklik op de mail, kies Verplaatsen en selecteer de gewenste map.

Mailtje kwijt? Zoeken! Zoeken
Klik in het zoekvak bovenaan en je krijgt een extra lint met allerhande zoekopties.
Een andere mogelijkheid is om de mails te filteren volgens een bepaald criterium: rechts op lint Start vind je daarvoor knop E-Mail Filteren.

Een overbodig bericht zal je uiteraard willen wissen: selecteer de mail en druk op toets Delete of klik op de knop Verwijderen op lint Start.
Een gewist bericht komt in map Verwijderde Items terecht. Als je het daar nogmaals wist is het pas definitief weg.

Heb je niet dadelijk tijd om een bericht te behandelen en wil je jezelf eraan herinneren dat je deze mail nog moet beantwoorden of zo? Markeer die dan.

  1. Selecteer het bericht in Postvak In, rechtsklik erop en kies Opvolgen in het snelmenu.
  2. Kies de gewenste herinnering in de keuzelijst of laat een Herinnering toevoegen.
    Nu verschijnt een vlagje aan het bericht en je krijgt een herinnering op het gekozen moment.
  3. Is de herinnering niet meer nodig, rechtsklik dan op het bericht met de blauwe vlag en kies Opvolgen – Markeren Als Voltooid (dan wordt het een wit vlagje) of Markering Wissen.

1.3. Enkele handige opties

Hindert het je dat je een melding krijgt bij elke nieuwe mail? Kies bij Bestand – Opties, tabblad E-Mail en pas de opties aan onder Ontvangst Van Bericht.

Je kan nieuwe mails van een handtekening (lees: afzendergegevens) voorzien:

  1. Kies bij Bestand – Opties, tabblad E-Mail.
  2. Klik midden rechts op de knop Handtekeningen.
  3. Klik op de knop Nieuw en geef je handtekening een duidelijke naam. Ok.
  4. Typ de afzendergegevens die in het vervolg onderaan elke mail moeten verschijnen. Ok en Opslaan.

Helaas krijgt iedereen wel eens berichten die je liever niet wilde ontvangen.
Dan kan je de afzender bij de ongewenste personen zetten: rechtsklik op de mail en kies Ongewenste E-Mail – Afzender Blokkeren.

Kijk ook eens op lint Start, bij het pijltje aan Ongewenste E-Mail; daar kan je naar een venster met allerhande opties voor ongewenste mailtjes.

Verder kan je de weergave uiteraard naar wens zetten. Die opties vind je op lint Beeld:

  • Bij de eerste knop Weergave Wijzigen kan je kiezen tussen:
    • Compact (standaard): links het mappenvenster, ernaast een kolom met de e-mails en in het leesvenster krijg je een voorbeeld van de geselecteerde e-mail
    • Enkel: idem daarnet, maar de e-mailkolom is anders ingedeeld
    • Voorbeeld: links het mappenvenster en ernaast, over de hele resterende breedte, de e-mailkolom
  • De tweede knop, Weergave-Instellingen geeft je toegang tot een venstertje met gedetailleerde opties per kolom, bv. voor sorteren en opmaak
  • Weergeven Als Gesprek zal vraag-en-antwoordmails samenzetten
  • Voorbeeld Van Bericht: in de e-mailkolom zie je standaard 1 regel met het onderwerp; je kan daar 2 of 3 regels van maken
  • De rangschikking gebeurt standaard volgens datum, met de nieuwste vanboven. Je kan hier ook andere sorteringen kiezen.
  • Ernaast kan je kiezen hoe het mappenvenster (= de linkerkolom) getoond wordt en waar het leesvenster terecht komt.
  • Takenbalk: rechts kan je nog een takenbalk laten verschijnen met je agenda, contactpersonen of taken
  • Wil je meer informatie over de afzender van de geselecteerde e-mail? Dan maak je Deelvenster Personen zichtbaar.

1.4. Regels instellen

Heb je zelf een mappenindeling voorzien, dan is het meestal de bedoeling om bepaalde e-mails telkens in zelfgemaakte mappen te laten terechtkomen.
Of je ontvangt berichten die altijd doorgestuurd of beantwoord moeten worden.
Zo'n taak kan je door Outlook automatisch laten uitvoeren:

  1. Activeer Postvak In en selecteer het bericht dat je wil verplaatsen of doorsturen of ...
  2. Rechtsklik op het bericht en kies Regels – Regel Maken in het snelmenu.
  3. Selecteer bovenaan over welke berichten het gaat en onderaan wat ermee moet gebeuren.
  4. Kies eventueel Geavanceerde Opties als je in het eerste venstertje niet vindt wat je nodig hebt.

Wil je achteraf een regel aanpassen of wissen? Kies op het lint Start – Regels – Regels en Waarschuwingen Beheren.

Nuttig bij afwezigheid: een automatisch antwoord instellen.
Je computer – inclusief Outlook – moet wel blijven opstaan.

  1. Kies Start – Nieuwe E-Mail en typ het bericht dat je als automatisch antwoord wil verzenden.
  2. Kies bij Bestand – Opslaan Als en daar in de keuzelijst Opslaan Als: Outlook Sjabloon.
  3. Geef het bericht een duidelijke naam en Opslaan.
  4. Kies vervolgens op Start – Regels – Regels en Waarschuwingen Beheren.
  5. Klik op Nieuwe Regel en zet een vinkje aan Regels Toepassen Op Berichten Die Ik Ontvang. Volgende 2x.
  6. Schakel Beantwoorden Met Een Specifieke Sjabloon in en klik dan onderaan op de link Sjabloon.
  7. Zoek je sjabloon bij de Gebruikerssjablonen. Openen en Volgende.
  8. Geef de regel een naam, klik enkele keren OK en klaar.

Vergeet niet de regel terug uit te schakelen als je weer aanwezig bent!

2. Agenda

Via Agenda kan je de agenda bekijken. Hier krijg je o.a. een dag-, week- of maandkalender en ruimte om taken en afspraken te noteren.

2.1. De agenda bekijken

Links op het scherm zie je standaard de maandkalender met de huidige en de volgende maand. Dagen met een afspraak op zijn vetgedrukt.

Zit je op een lokaal netwerk en gebruiken je collega's ook Outlook, dan zie je onder Mijn Agenda's de gemeenschappelijke schema's.

Rechts zie je de gedetailleerde agenda, eventueel met het weerbericht erboven. Een horizontale blauwe lijn geeft het huidige uur aan.
Op lint Start, sectie Schikken, kies je voor een weergave per dag, (werk)week of maand.

Dezelfde opties vind je op lint Beeld, met extra de Tijdschaal: standaard kan je een afspraak per half uur boeken.
Verder zie je op dit lint opties om de hele vensterindeling aan te passen.

2.2. Een gebeurtenis toevoegen

Klik op een bepaald uur en begin te typen; zo voeg je een gebeurtenis van een half uur toe.

Dubbelklik op een bepaald uur of klik op de knop Nieuwe Gebeurtenis op lint Start voor meer mogelijkheden:

  • Vul om te beginnen een duidelijke omschrijving van het onderwerp in; die verschijnt in de agenda.
  • Als je de locatie invult, komt die in de agenda tussen haakjes te staan.
  • Controleer de datum. Voor een gebeurtenis die over meer dagen uitloopt, kies je een andere einddatum.
  • Kies of typ een begin- en einduur of zet een vinkje aan Duurt Hele Dag.
  • In het werkgebied kan je opmerkingen intypen, maar die zie je enkel in dit detailvenster, niet in de agenda zelf.
  • Komt de afspraak bv. wekelijks terug? Vul dan een terugkeerpatroon in en de afspraak wordt automatisch om de zoveel tijd in je agenda geboekt.
  • Laat je Outlook gewoonlijk op de achtergrond open staan? Voorzie je afspraken dan van een herinneringsbelletje, bv. 15 minuten van te voren.
  • Kies verder nog wat weergaveopties zoals kleur en urgentie.

2.3. Werken in groep

Gebruiken je collega's ook Outlook, dan is het mogelijk om een gemeenschappelijke agenda bij te houden, waarin je in een oogopslag de gecombineerde werkschema's van alle collega's kan overzien.

Om te beginnen maak je een groepsplanning:

  1. Controleer dat je collega's in de lijst van contactpersonen staan.
  2. Activeer de agenda en klik op lint Start op de knop AgendaGroepen.
  3. Kies om een nieuwe groep te maken en geef die een duidelijke naam. Ok.
  4. Selecteer een naam en klik onderaan op Groepsleden. Doe dat voor iedereen wiens werkschema je wil opnemen.

De extra agenda verschijnt links onder Mijn Agenda. Klik erop en je kan de gemeenschappelijke agenda bekijken.

3. Contactpersonen

Bij de contactpersonen kan je niet alleen het e-mailadres van je contacten invullen, maar allerhande persoonlijke gegevens.

Klik onderaan links in het Outlookvenster op Contact om de bestaande lijst te bekijken en zo nodig aan te passen.

3.1. Contactpersonen toevoegen

De gemakkelijkste manier om een persoon aan de lijst toe te voegen is, als je recent een e-mail van hem of haar kreeg:

  1. Activeer Postvak In en klik op een bericht van de gewenste persoon.
  2. Rechtsklik op de afzender boven het voorbeeldvenster (achter Van:).
  3. Kies Toevoegen Aan Contactpersonen in het snelmenu.
  4. Vul tenminste de naam aan, controleer het e-mailadres en klik op de knop Opslaan En Sluiten.

Kreeg je nog geen e-mail van die persoon of gaat het om andere gegevens?

  1. Activeer venster Contactpersonen Contact.
  2. Klik op de eerste knop, Nieuwe Contactpersoon, of selecteer een bestaand contact en klik rechts op Outlook (Contactpersonen).
  3. Klik op Volledige Naam om de naam in de juiste volgorde in te vullen. Vul andere gegevens aan naar wens. IM betekent Instant Messenger.
  4. Klaar? Klik links boven op de knop Opslaan En Sluiten.

3.2. Contactpersonen beheren

Standaard is weergave Personen actief. Zoals je op lint Start kan zien, kan je voor een andere lijstindeling kiezen.
Bij de kaartweergave krijg je een indeling met achternaam eerst, in de andere weergaven zie je de aanspreking of voornaam eerst.

In de standaardweergave zie je rechts de mogelijke taken:

  • Je kan een vergadering plannen met de geselecteerde persoon
  • Stuur vanuit de lijst een e-mail aan de geselecteerde persoon.
  • Klik op Outlook (Contactpersonen) om de gegevens in het 'oude' outlookvenster aan te vullen.
  • Als je contactpersonen koppelt, komen ze samen op één visitekaartje.
  • Via tab Notities, link Bewerken kan je een nota maken bij de contactpersoon.

Wil je een andere sorteervolgorde?
Kies bij Bestand – Opties, tab Personen:

  • Bepaal de standaardvolgorde waarin een nieuwe naam ingevuld wordt, resp. opgeslagen wordt. De beeldvolgorde kan je niet beïnvloeden.
  • Standaard zie je een alfabetische index langs de namenlijst. Wil je nog eentje in een vreemde taal? Dat kan via de opties.
  • Bij de opties kies je ook voor een weergave met of zonder foto's (indien beschikbaar).

Uiteraard kan je contactpersonen afdrukken:

  • één persoon: rechtsklik op de persoon in de lijst en kies Snel Afdrukken.
  • Alle contactpersonen: kies bij Bestand – Afdrukken en kies de stijl. Voor een (klein) boekje moet je printer dubbelzijdig kunnen afdrukken.
    Via de afdrukopties kan je er wel voor kiezen om eerst de even en apart de oneven pagina's af te drukken.
  • Wil je álle gegevens afdrukken, niet enkel naam en e-mail? Selecteer de persoon in weergave Personen en klik rechts in het venster op Outlook (Contactpersonen). Kies daar Bestand – Afdrukken.

3.3. Distributielijsten

Moet je geregeld verscheidene personen samen een bericht sturen? Verzamel ze in een groep.

  1. Controleer even in je contactenlijst dat alle personen er inderdaad al inzitten, mét emailadres.
  2. Kies op het lint Start de tweede knop Nieuwe Groep Contactpersonen.
  3. Typ een duidelijke naam voor de groep.
  4. Klik op het lint op de knop Leden Toevoegen – Out Outlook Contactpersonen.
  5. Klik telkens op de naam in de lijst en dan onderaan op knop Leden.
  6. Klaar? Klik OK in het keuzevenster en vervolgens op de eerste knop van het lint, Opslaan en Sluiten.

De groepsnaam verschijnt nu bovenaan in de lijst van contactpersonen. Dubbelklik erop om de lijst te bewerken.

In plaats van personen te verzamelen in distributielijsten, waarbij ze nogmaals voorkomen in de algemene lijst, kan je ook persoonskaarten verhuizen naar een aparte map.

  1. Activeer in het Contactpersonenvenster lint Map en klik daar op de eerste knop, Nieuwe Map.
  2. Typ een naam voor de nieuwe map en klik OK.
  3. Sleep de gewenste personen uit de algemene lijst naar de nieuwe map in de balk links.

Persoonskaarten die je in een aparte map zet, zitten niet meer in de algemene map van Contactpersonen, personen in distributielijsten wel.

4. Taken

Dit is een lijst TO DO's, met status en einddatum.

Klik links onderaan op de vierde knop taken om de lijst te bekijken.

Klik in de lijst om een onderwerp voor een nieuwe taak in te vullen, evenals begin- en einddatum.

Dubbelklik bij het taakonderwerp of klik op de eerste knop, Nieuwe Taak om het takenformulier te openen.
Daar kan je behalve de basisgegevens ook de status en prioriteit bijhouden, plus bij Details het aantal uren werk e.d.
Ook handig: knop Taak Toewijzen om de hete aardappel naar iemand anders door te schuiven ;-)

5. Vergaderingen

Via de agenda kan je vergaderingen beleggen met al je contactpersonen, of m.a.w.: met iedereen van wie je het e-mailadres hebt.

  1. Activeer de agenda, bv. via Agenda onderaan links.
  2. Klik op de tweede knop op lint Start, Nieuwe Vergadering.
  3. Kies of typ bij Aan de e-mailadressen van degenen die je wil uitnodigen op de vergadering.
  4. Vul onderwerp, locatie, begin- en vermoedelijke eindtijd in, plus eventueel de nodige weergaveopties rechts op het lint.
  5. Typ een beknopte agenda in het werkgebied.
  6. Zodra je op Verzenden klikt, krijgen de genodigden de uitnodiging in hun digitale brievenbus.

Gebruiken de genodigden Outlook, dan ontvangen ze een bericht met knoppen Accepteren, Voorlopig en Weigeren. Zodra ze de uitnodiging accepteren, komt die automatisch in hun agenda.

Sturen ze het mailtje met antwoord terug, dan komt die reactie in je Vergaderingsplanner; die vind je door te dubbelklikken op de vergadering in je agenda.